Bestuur en kascommissie

Samenwerking tussen VvE-bestuur en kascommissie

Van een bestuurder van een VvE wordt nogal wat verwacht op administratief en financieel gebied. Een goede samenwerking met de kascommissie is daarom voor elk bestuur van groot belang: de kascommissie geeft als het ware een ‘second opinion’ over de correctheid en toereikendheid van de jaarrekening.
Een gedegen jaarlijkse controle is niet alleen nuttig om administratieve fouten of fouten met belastingen te voorkomen, maar ook om fraude en andere onregelmatigheden te voorkomen of in ieder geval zo snel mogelijk te signaleren!

Te veel vertrouwen
Vertrouwen lijkt in onze hedendaagse maatschappij het toverwoord te zijn. De bankencrisis was het gevolg van een gebrek aan vertrouwen. De beurscrisis en de hele economische crisis ook.
Maar misschien is het juister om te stellen dat deze crises zijn ontstaan nadat het eerder gegeven vertrouwen aan banken en andere organisaties was beschaamd.
Vele crises bij VvE’s en soortgelijke organisaties als verenigingen en stichtingen ontstaan door een te groot vertrouwen. Veel organisaties vertrouwden erop dat de penningmeester de fiscale regelgeving goed genoeg kende en werden verrast door forse naheffingsaanslagen. Andere organisaties vertrouwden erop dat de penningmeester (of de VvE-beheerder) goudeerlijk was en werden verrast door fraude, soms voor onvoorstelbaar grote bedragen.

Moet dat nou, die controle?
Elk verstandig bestuur weet dat controle nodig is. Controle is zowel nodig in het geval dat het bestuur een eigen penningmeester heeft als in het geval dat de administratie is uitbesteed aan een VvE-beheerder.
Fouten in de jaarrekening kunnen immers doorwerken in de portemonnee van de appartementseigenaren.
En fraude werkt zéker direct door in de portemonnee van de VvE-leden!
Toch zijn slechts weinig besturen erg enthousiast als leden van een kascommissie kritische vragen stellen of diep in de administratie van de VvE willen graven.
Natuurlijk is dat niet verstandig. De kascommissie is immers niet aangesteld omdat men de penningmeester of het hele bestuur niet vertrouwt. Een kascommissie controleert of de jaarrekening die het bestuur jaarlijks opstelt, in orde is. Als een deskundige kascommissie een gedegen controle van de jaarrekening heeft uitgevoerd, kan het bestuur gefundeerd vertrouwen dat dit verslag oké is. En dat betekent óók dat er op een later tijdstip geen fiscale of andere verrassingen zullen optreden.

Van belang voor elk bestuurslid
Elk individueel bestuurslid heeft veel belang bij een goed uitgevoerde jaarlijkse controle. Een nogal
onbekende en daardoor weinig nageleefde bepaling in het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat elk
individueel bestuurslid de jaarrekening persoonlijk moet ondertekenen. “Ontbreekt de ondertekening” dan moet “daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt” worden aan de ledenvergadering, zo staat in artikel 48 Boek 2 BW. Deze bepaling onderstreept nog eens dat de verantwoordelijkheid voor een goed financieel verslag niet alleen bij de penningmeester ligt, maar bij het hele bestuur.
Nu zal een goede penningmeester natuurlijk wel weten of het financieel verslag klopt, maar hoe kan een ander bestuurslid zich ervan overtuigen dat deze bestuursverantwoording in orde is?

Op de eerste plaats zal elk bestuurslid zelf kritisch naar de cijfers moeten kijken. En als het goed is, is
het onderwerp “financiën” gedurende het hele jaar al regelmatig een onderwerp van bespreking tijdens bestuursvergaderingen geweest.
Maar om echt te kunnen vaststellen dat het financieel verslag in orde is, is ook een bestuurslid afhankelijk van het werk van de kascommissie. Deze commissie heeft immers toegang tot de volledige administratie van de vereniging en is daardoor veel beter in staat om een goede controle uit te voeren dan een individueel bestuurslid kan doen.

Conflicten
Een professioneel functionerende penningmeester (of VvE-beheerder) zal in het algemeen geen enkel probleem hebben met een professioneel functionerende kascommissie. Lastiger wordt het als één van de partijen niet deskundig is. Conflicten tussen de vrijwilligers in een kascommissie en bestuurders zijn veelal terug te voeren op het onvoldoende deskundig zijn van een van de partijen. Een kascommissie die niet vakkundig is, stelt bijvoorbeeld veel niet ter zake doende vragen en dat roept irritatie op bij de penningmeester. Of de kascommissie is wel deskundig en stelt de goede vragen, maar de penningmeester ziet het nut van een controle helemaal niet in (of heeft iets te verbergen) en dat leidt ook tot problemen natuurlijk. Overigens zou elke vrijwilliger in een kascommissie over een forse dosis communicatieve vaardigheden moeten beschikken, want slechts weinig mensen vinden het echt leuk om gecontroleerd te worden….

Gids Financiën van de VvE
Het helpt natuurlijk enorm als alle partijen weten wat de wederzijdse verantwoordelijkheden zijn. En als alle partijen deskundig zijn.
In het boekje Financiën van de VvE, gids voor appartementseigenaren en VvE-bestuurders staan vele toch wel ingewikkelde financiële kwesties begrijpelijk uitgelegd. Ook taken en werkwijze van de kascommissie worden in deze gids eenvoudig (en vaak humoristisch) beschreven.