VvE Beheer

Waarom VvE beheer door Pilaster?

 

Het beheer van een Vereniging van Eigenaren is complex en tijdrovend. Het algemeen administratief beheer en de juridische, financiële en technische zaken die dagelijks rond een VvE spelen, vragen om deskundige begeleiding. En dat is nu precies wat wij voor u doen.

Zoekt u iemand aan wie u met een gerust hart het beheer van uw Vereniging van Eigenaren kunt overlaten? Pilaster uit Alkmaar ondersteunt op alle niveaus en neemt initiatief. Pilaster is betrouwbaar, transparant en deskundig. U kunt het gehele of gedeeltelijke beheer van uw VvE met vertrouwen aan ons overlaten: wij nemen de totale organisatie en coördinatie uit handen. U weet niet alleen zeker dat het beheer goed gebeurt, maar ook dat er bijvoorbeeld voldoende geld wordt gespaard voor onderhoud en dat continuïteit gegarandeerd is. U hoeft zich geen zorgen te maken als een bestuurder plotseling wegvalt. Het beheer gaat gewoon door.

Wat doen wij?

Onze werkzaamheden lopen uiteen van het begeleiden van een bestaande vereniging, tot het advisering bij het opstarten en activeren van een nieuwe VvE. Van grootschalig onderhoud en het notuleren van vergaderingen tot het opstellen van begrotingen. Wij zorgen dat alle eigenaren binnen de VvE met plezier kunnen wonen of zaken doen, zonder zich druk te maken over het beheer van de algemene ruimtes en voorzieningen.

Onze werkwijze

Voordat wij offerte uitbrengen, praten we eerst met u over de inhoud. Na een persoonlijk gesprek, verkennen we het complex. Als we voor aan de slag mogen, krijgt u toegang tot uw eigen beveiligde VvE-website. Hier kunt u 24/7 uw online dossier inzien. Bovendien informeren wij u regelmatig over wat we voor uw VvE doen. Persoonlijk of via onze website. Zo bent u altijd op de hoogte.

Algemeen en administratief beheer

 

GEEN TIJDROVENDE ADMINISTRATIE, WEL VOLLEDIGE CONTROLE

Tijdrovend, zo kunt u administratief beheer gerust omschrijven. Zeker als u het goed wilt doen. Ontbreekt het u aan die tijd? Wij zorgen voor een doortimmerde administratie en opslag van gegevens. Denk aan het bijhouden van de ledenadministratie, het voorbereiden en voorzitten van vergaderingen en het maken van notulen. En daarna zorgen wij ervoor dat de genomen besluiten worden uitgevoerd.

Uw volledige dossier en alle documenten kunt u online inzien wanneer u wilt. In uw eigen beveiligde omgeving vindt u alle actiepunten, genomen besluiten, de financiële status en het meerjaren onderhoudsprogramma van uw VvE. Gewoon bij u thuis met één druk op de knop, op elk moment van de dag.

Proactief beheer is de basis van elke goed werkende VvE. Pilaster legt die basis.

 

Financieel beheer

 

BIJ FINANCIEEL BEHEER DRAAIT HET OM VERTROUWEN

Het opstellen van begrotingen en jaarrekeningen, het innen van VvE bijdragen, het debiteuren- en crediteurenbeheer en het begeleiden van de kascontrolecommissie: het dient allemaal nauwgezet en deskundig te gebeuren. Dat kunt u Pilaster absoluut toevertrouwen. En vertrouwen is essentieel, want het gaat om vaak grote bedragen en verantwoordelijkheden.

De financiële administratie van een Vereniging van Eigenaren is omvangrijk en tijdrovend. Bijdragen moeten worden geïnd – al dan niet via automatische incasso, wanbetalers aangespoord, facturen gecontroleerd, ingeboekt en betaald, de jaarrekening en begroting gemaakt en wie zorgt ervoor dat de energieafrekeningen worden afgehandeld, de glazenwasser betaald krijgt en er genoeg geld wordt gereserveerd voor groot onderhoud?

Bij kleine VvE’s ontbreekt hiervoor vaak de kennis van alle boekhoudkundige regels, bij complexe VvE’s de tijd. Zeker als de Vereniging uit een groot aantal partijen bestaat met hoofd- en ondersplitsingen. Dan zijn er meerdere boekhoudingen, begrotingen en jaarrekeningen vereist, die naadloos op elkaar moeten aansluiten. Een mooie klus voor de financiële experts van Pilaster.

Helder en inzichtelijk, 24/7

De administratie die wij voor u voeren, is volledig digitaal en wordt elke dag bijgewerkt. Alle bevoegde personen kunnen de financiële administratie 24/7 online inzien. Zo blijft continu helder en inzichtelijk hoe uw VvE er financieel voor staat. Er zijn diverse controlepunten ingebouwd. Zo krijgt het bestuur van de VvE voor elke te betalen factuur het digitale verzoek deze eerst te controleren. Pas na goedkeuring door de aangewezen personen, wordt het bedrag voldaan.

 

Regelgeving

 

DUIDELIJK EN ONAFHANKELIJK ADVIES OVER WET-EN REGELGEVING

Een VvE heeft met veel regels en vormen van recht te maken. Zeker als er verschillende partijen betrokken zijn. Dan is het slim een onafhankelijke partij te laten toezien op naleving van de splitsingsakte, het splitsingsreglement en het huishoudelijk reglement. Regelgeving lijkt lastig, maar helpt om zaken goed te onderbouwen, overlast te voorkomen en geschillen op te lossen.

Bij Pilaster houden we van duidelijkheid. Zeker als het gaat om de interpretatie van akten en reglementen. Wij begeleiden bij geschillen tussen eigenaren met de VvE en met externe partijen en maken daarbij gebruik van onze jarenlange ervaring. Wij hebben geen belangen en kunnen de regelgeving objectief uitleggen, zonder emoties. Dat versnelt veelal het oplossen van het conflict.

We houden ons voortdurend op de hoogte van de meest recente regelgeving en uitspraken van rechters. Soms vallen zaken in een grijs gebied. Dan zoeken wij uit welke regelgeving van toepassing is en vinden we de juiste jurisprudentie daarbij.

Duidelijke akte is essentieel

Het modelreglement blijft altijd het uitgangspunt. Van deurmat tot liftonderhoud is daarin op papier geregeld. Een doortimmerde akte is daarom essentieel om problemen en overlast te voorkomen. Samen met de projectontwikkelaar, de makelaar en de notaris zorgen wij voor een splitsingsakte die ook in de praktijk beheerbaar is. Dat betekent een heldere splitsingsstructuur en hanteerbare en rechtvaardige verdeelsleutels. Dankzij onze jarenlange ervaring kunnen we eventuele hiaten en mankementen uit het concept halen, zodat er een akte komt die ondubbelzinnig is. Daar helpen we u graag bij.

VvE-verzekeringen

 

VERZEKERINGEN VOOR UW VVE

Pilaster VvE-Beheer heeft een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met Raetsheren van Orden om te kunnen bemiddelen in verzekeringen speciaal voor Verenigingen van Eigenaren. Het gaat uitsluitend om het bemiddelen in VvE verzekeringen, niet om het geven van advies.

In het najaar van 2015 zijn de regels rondom het werk aan verzekeringsproducten door beheerders aangescherpt en is een AFM vergunning vereist. Zonder een AFM vergunning mag een beheerder niets doen op het gebied van bemiddelen (offertes aanvragen) of adviseren. Pilaster heeft ervoor gekozen om voor het specialistische werk rondom VvE verzekeringen zich te binden aan een echte specialist. Raetsheren van Orden is een onafhankelijke registermakelaar in assurantiën. Vanuit haar deskundigheid en vakbekwaamheid is zij bevoegd om VvE’s te adviseren op het gebied van verzekeringen. De professionals van de VvE-desk bij Raetsheren van Orden zijn u graag van dienst bij vragen en/of opmerkingen. Zij zijn bereikbaar via vvebestuur@rhvo.nl

Door deze verbintenis zijn wij zelf ook een financiële instelling geworden en houdt de AFM toezicht op ons. Pilaster handelt onder vergunningsnummer 12008569 van Raetsheren van Orden dat bij de AFM staat geregistreerd.

De afhandeling van schades welke worden gedekt door verzekeringen die door de VvE zijn afgesloten, verzorgt Pilaster uiteraard ook voor u.