Vraagbaak voor kascommissies

Speciaal voor Verenigingen van Eigenaren is De Kascommissiegids voor VvE’s geschreven. Stap voor stap wordt hierin voor elke post van een VvE-jaarrekening uitgelegd hoe de controle kan worden gedaan en wat de bijbehorende aandachtspunten zijn. Vraag hem hier aan.

Lezers die na het lezen van de gids toch nog vragen hebben, kunnen gebruik maken van een gratis “Vraagbaak” via e-mail.

Van de gidsen zijn inmiddels ruim 15.000 exemplaren verkocht en van de Vraagbaak wordt een goed gebruik gemaakt. Maarten den Ouden, de auteur van de gidsen, bespreekt hier twee veelvuldig gestelde vragen over de controle bij en de jaarrekening van VvE’s.

“Raadpleging” van de administratie

De vraag: “Als lid van de kascommissie heb ik de beheerder gevraagd alle bankafschrifte in een csv of excelbestand op een usb-stick te zetten en aan mij te doen toekomen.
Hij weigert dit en staat alleen toe dit op zijn kantoor te kunnen inzien.
Ik wil dit bestand thuis op mijn gemak met excel doorspitten en controleren.
In artikel 48 van het Burgerlijk Wetboek staat "Het bestuur is verplicht de commissie …. desgewenst …. de boeken … en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen".

Betekent dit overhandigen of inzien?

Het antwoord: “Voor raadpleging beschikbaar stellen” moet worden uitgelegd als de mogelijkheid geven om in te zien.
Het kan best handig zijn als de kascommissie een kopie van het bestand met bankmutaties heeft om rustig door te kunnen bladeren, selecties te maken e.d. maar dat is niet afdwingbaar.

Maar wellicht kun je de penningmeester vragen naar de reden van zijn terughoudendheid? Hij is ook gebaat bij een goede controle én als jij werkelijk van plan bent om veel tijd te besteden aan het bestuderen van alle mutaties op de betaalrekening is hij daar ook veel tijd aan kwijt (als hij erop blijft staan dat dat bij hem op kantoor gebeurt).
Het is tegenwoordig helemaal niet ongebruikelijk dat de kascommissie werkt op de manier zoals jij ook wilt; veel verenigingen hebben hun administratie ‘in the cloud’ en dan krijgen de kascommissieleden gewoon een tijdelijke raadpleegmogelijkheid zodat ze thuis al veel kunnen doen/voorbereiden.

Overigens zou je volgend jaar in de ledenvergadering kunnen afspreken dat de penningmeester wél een kopie van relevante bestanden ter inzage verstrekt aan de kascommissie. De penningmeester moet gewoon uitvoeren wat de ledenvergadering besluit en de ledenvergadering zal als het goed is ook een efficiënte en gedegen controle willen hebben.

Verder een kleine waarschuwing voor het geval je toch een bestand kunt krijgen om thuis door te nemen: zorg dat je wel (door een totalencontrole) zeker weet dat je alle mutaties in dit bestand hebt gekregen. Het komt niet heel vaak voor maar het zal niet de eerste keer zijn dat een penningmeester die iets te verbergen heeft, bepaalde mutaties verwijdert. (Dat is dan weer een voordeel van kennisname van het originele bestand.)

Zonnepanelen

Vraag van een VvE-beheerder: Het gebouw en installaties staan niet op de balans omdat de VvE geen eigenaar is van het gebouw. Iedere eigenaar bezit een deel van het gebouw.
Kun je dan eigenlijk wel een deel van het gebouw of installatie zoals zonnepanelen, warmtepompen onder de vaste activa op de balans zetten en daarop afschrijven?

Het antwoord: Het antwoord is “jazeker!”. Sterker nog, het kán niet alleen, het is wettelijk verplicht. De VvE is een rechtspersoon, deze rechtspersoon heeft zonnepanelen aangeschaft en is dus de rechtmatige eigenaar van deze panelen.
De wet schrijft voor dat het bestuur jaarlijks een balans moet opstellen en op de debetzijde (linkerzijde) van de balans moeten alle bezittingen van de VvE staan… Dat hangt weer samen met de verplichting in artikel 10 van boek 2 Burgerlijk Wetboek om “een administratie te voeren zodanig “dat de rechten van de rechtspersoon kunnen worden gekend”.

Waarom dan wél de zonnepanelen op de balans, maar niet het gebouw met installaties? Simpel – bedenk dat de VvE wél betaald heeft voor de zonnepanelen, maar nooit voor het gebouw en installaties (dat hebben de individuele eigenaars immers gedaan).

Doordat de zonnepanelen op de balans staan, is het ook mogelijk om deze panelen in een aantal jaren administratief ‘af te schrijven’. Daardoor kan de VvE de kosten over een aantal jaren ‘uitsmeren’ in plaats van dat het aanschafbedrag van de panelen in één keer ten laste van het exploitatieresultaat komt (met als waarschijnlijk gevolg in dat jaar een fors exploitatietekort).

In 1987 verscheen het boek Handleiding voor de kascommissie, op de eerste plaats bestemd voor kascommissies van sport- en soortgelijke verenigingen. Vanwege de aanhoudende vraag naar dit boek is in 2008 een heruitgave uitgebracht, dit keer onder de naam De Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen. Van deze twee boeken zijn inmiddels meer dan 12.000 exemplaren verkocht, de gids (momenteel de 6e druk) wordt beschouwd als hét handboek voor kascommissies en penningmeesters.

Speciaal voor Verenigingen van Eigenaren is daarna De Kascommissiegids voor VvE’s geschreven. Stap voor stap wordt hierin voor elke post van een VvE-jaarrekening uitgelegd hoe de controle kan worden gedaan en wat de bijbehorende aandachtspunten zijn.