Hoe houd je iedereen betrokken binnen je VvE?

Toch, of misschien wel juist hierdoor, laat de onderlinge communicatie nog wel eens te wensen over. Om over de communicatie op 'VvE-niveau' nog maar te zwijgen. Zonde want dat is, zeker vandaag de dag, niet meer nodig.

Het is een bekend gezegde: 'een goede buur is beter dan een verre vriend'. En dat is natuurlijk ook zo. Je hoeft niet de deur bij elkaar plat te lopen, maar als er echt iets is, is het natuurlijk wel fijn dat je in nabije omgeving iemand hebt waar je op terug kunt vallen. En hoe leer je iemand beter kennen dan door dingen samen te doen, te organiseren, te beleven, te delen of te vieren? In dat licht gezien, is het natuurlijk een voordeel dat appartementencomplexen vaak beschikken over een gemeenschappelijke ruimte. Deze kunnen prima dienst doen als ontmoetingsplek. Richt de kale entreehal in met een grote tafel en een aantal stoel en het nodigt direct uit om te gaan zitten. Zet er wat planten omheen, leesvoer op tafel en misschien zelfs een koffie-apparaat en het wordt steeds leuker om in de gezamenlijke ruimte te vertoeven. Zo zijn er natuurlijk nog meer initiatieven te bedenken (denk aan een 'repair-café', tuinieren of een barbecue), maar het samenleven met zoveel (verschillende) mensen in één gebouw blijkt toch niet altijd eenvoudig. Het gevaar van burengerucht of overlast ligt altijd op de loer.

Overlast

In een dichtbevolkt landje als Nederland zul je altijd wel iets van je buren horen, zeker in een appartementencomplex. Maar er zitten natuurlijk wel grenzen aan wat acceptabel is. De vraag blijft echter vaak: waar liggen de grenzen en wat doe je als deze overschreden worden. Het kan zorgen voor een vervelende discussie tussen de partijen die bij de overlast betrokken zijn. Zo'n discussie wil je natuurlijk voorkomen. Duidelijk regels zijn hiervoor belangrijk. In de modelreglementen is opgenomen dat je geen onredelijke hinder mag toebrengen aan andere eigenaars en gebruikers. Daarnaast staat er bijvoorbeeld in vermeld dat men 'zich dient te onthouden van luidruchtigheid'. De VvE kan bovendien nadere regels stellen over wat wel/niet acceptabel is om zodoende een meer concreet handvat te bieden in overlastsituaties.

Goede communicatie

Hoewel overlast natuurlijk heel vervelend is en niet altijd te voorkomen, smoort een goede, duidelijke communicatie vanuit de VvE en tussen de eigenaren onderling vaak al veel problemen in de kiem. En daar zit helaas nog wel een pijnpunt voor veel VvE's. Uit de verhalen die wij horen, komt vaak naar de voren dat communicatie vanuit de VvE stroef verloopt. Althans, zo wordt dit ervaren. Eigenaren weten vaak niet bij wie ze terecht kunnen met vragen. Huishoudelijke mededeling worden vaak per e-mail, schriftelijk of zelfs mondeling gecommuniceerd. Dit heeft tot gevolg dat er vaak (in ieder geval door een groot deel van de eigenaren) belangrijke mededelingen gemist worden. Dit leidt weer tot miscommunicaties en frustaties bij de betrokken partijen. Bovendien mist er vanuit de VvE vaak een communicatiemiddel die bewoners direct met elkaar verbindt. En dat moet toch beter kunnen!

Software-pakket

Veel VvE's beschikken natuurlijk al over een software-pakket. Het nadeel hiervan is echter dat het gros van deze pakketten gericht zijn op het 'zenden van informatie' en het beschikbaar stellen van informatie. Je kunt er niet onderling mee communiceren, wat vandaag de dag natuurlijk steeds gewoner wordt. We komen echter steeds meer voorbeelden van VvE's tegen die als een soort 'social community' fungeren, wat er voor zorgt dat de eigenaren steeds meer betrokken raken bij de VvE. Niet in de laatste plaats omdat men het op deze manier als 'leuker' ervaart om met de VvE bezig te zijn. Daarnaast zien we dat 'narrowcasting' effectief werkt.

Wat is narrowcasting?

Narrowcasting is eigenlijk de tegenhanger van broadcasting. Het is het uitzenden van informatie op moderne beeldschermen en er zodoende op gericht een specifieke doelgroep op een specifieke plaats te bereiken.

Het klinkt misschien ingewikkeld en technisch maar het komt er in feite op neer dat er naast de lift een beeldscherm hangt waarop nieuws binnen je VvE, vergaderdata en dergelijke te lezen zijn. Door het beeldscherm of beeldschermen op een centraal punt op te hangen, bijvoorbeeld bij de lift (waar iedereen dus langskomt) zullen de berichten al snel gezien en gelezen worden.

Social community

Een andere communicatievorm die helemaal van nu is, het vormen van een 'social community'. Hier zijn diverse apps en programma's voor. Hiermee kun je als bewoner op je tablet of smartphone alle relevante informatie terugvinden over je VvE. De administratie, betalingen, reglementen, discussies, storingen melden; je kunt het eigenlijk zo gek niet bedenken. Je kunt als eigenaren met elkaar communiceren, maar de VvE kan ook mededelingen doen. Het mooie is dat iedereen kan meelezen en reageren. Er zijn zelfs programma's om het stemmen voor de ALV digitaal te regelen. Grote kans dat dit de betrokkenheid ook weer verhoogd.