Wat moet de VvE weten over oplaadpalen? 

De aanleg van laadpunten voor elektrische auto's zorgt logischerwijs voor vragen. Wie is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de extra stroomkosten en wie betaalt de aanleg van de laadpalen? Krijgt een appartementseigenaar met een elektrische auto ook gelijk een eigen parkeerplaats en hoe gaat men het verbruik bijhouden. Vragen genoeg voor de VvE dus. Wat in ieder geval duidelijk is dat men niet  'zomaar' een laadpunt mag laten aanleggen. 

Individuele installatie

Allereerst is het goed te weten om wat voor type installatie het gaat. Betreft het een gemeenschappelijke installatie of een individuele?
Om met de laatste te beginnen: de individuele installatie. Zoals we eerder al lazen, is er toestemming van de VvE nodig. De kosten van de installatie zijn voor de betreffende eigenaar. Er is tijdens de vergadering een meerderheid van de stemmen nodig voor goedkeuring. Als VvE kan men bovendien voorwaarden aan de plaatsing stellen en zullen er duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over de locatie en het gebruik.

Voorbeelden van de voorwaarden die de VvE kan stellen aan de installatie van een individueel laadpunt:

• De installatie is voor eigen rekening en risico van de betreffende eigenaar.
• De montage en installatie worden door een erkend bedrijf uitgevoerd.
• Voorafgaand aan de installatie moet het werkplan ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd worden.
• Na de installatie moet een certificaat of garantiedocument verstrekt worden aan het bestuur, waaruit blijkt dat de installatie volgens de voorschriften geinstalleerd is.
• Wordt het oplaadpunt op een gemeenschappelijke elektriciteitsvoorziening aangesloten, dan is een tussenmeter noodzakelijk om het verbruik van het oplaadpunt door te belasten aan de betreffende appartementseigenaar.
• De opstalverzekering moet vooraf goedkeuring hebben gegeven voor het installeren van het oplaadpunt.
  Het bestuur van de VvE mag te allen tijde bindende aanwijzingen geven met betrekking tot gebruik, onderhoud en herstel van het systeem. De kosten hiervoor zijn voor de betreffende appartementseigenaar.

Gemeenschappelijke installatie

Als er meerdere bewoners zijn die graag een oplaadpunt willen voor hun elektrische auto's, kan de VvE ook opteren voor een gemeenschappelijke installatie. Meerdere individuele eigenaren kunnen dan hier hun laadpunt op aansluiten. De kosten voor een gezamenlijke installatie worden door alle bewoners gedragen en alle bewoners mogen gebruikmaken van de installatie. Om dit te bewerkstelligen is een quorum nodig tijdens de vergadering één een tweederde meerderheid.

Overzicht in verbruik

Een intelligent laadpunt is een handige oplossing als er meerdere bewoners gebruikmaken van het oplaadpunt. Zo kun je gedoe over het verbruik voorkomen. Een intelligent laadpunt werkt met persoonsgebonden laadpassen. De kosten en het verbruik worden dan digitaal bijgehouden. Via de passen vindt identificatie plaats, zodat telkens als een bewoner gebruikmaakt van het laadpunt de stroomkosten automatisch en per bewoner bijgehouden worden. Een overzicht hiervan wordt maandelijks toegestuurd, zodat bewoners direct kunnen zien wat ze aan de VvE verschuldigd zijn. Erg handig dus.

Wat moet er in ieder geval gebeuren?

Voordat er een laadpunt aangelegd kan worden moeten er afspraken met de VvE gemaakt worden. Deze kunnen het beste op papier worden gezet in een Plan van Aanpak. Waar moet u in ieder geval aan denken?

Splitsingsreglement
Hierin is terug te vinden of de plek waar het laadpunt geïnstalleerd wordt (en de parkeerplaats) van de betreffende eigenaar is of tot de gemeenschappelijke delen behoort. Daarnaast is er in het splitsingsreglement meer te vinden over de regels voor de besluitvorming over de aanleg van het laadpunt en de installatie. Verstandig is om hier een specialist naar te laten kijken.

Stel als VvE samen met de aanvrager een concept Plan van Aanpak op met daarin onder meer beschreven:
- de huidige situatie en de gewenste (aan de hand van een technische tekening)
- de gewenste laadoplossing en het aantal laadpunten
- de juridische situatie (denk aan de eigendomssituatie en de consequenties bij verhuizing)
- de toekomstbestendigheid (kunnen de laadpunten uitgebreid wanneer de vraag hoger wordt)
- de kostenverdeling en het financieringsmodel
- de planning
- de verdeling van verantwoordelijkheden en taken
- de verrekening van stroomverbruik

Leg dit concept, in samenspraak met de aanvrager, voor aan de technische commissie. Verwerk de feedback in het definitieve Plan van Aanpak. Vervolgen kan de vergadering van eigenaars bijeen geroepen worden. Ter voorbereiding hierop stuurt het definitieve plan naar de leden van de VvE.

Goedkeuring
Tijdens de vergadering wordt er een besluit genomen over het Plan van Aanpak. Lukt het niet om een vergadering te organiseren, dan staat unanieme schriftelijke instemming met de installatie van het laadpunt door alle leden van de VvE gelijk aan een vergaderbesluit.

Afspraken vastleggen
Stel een overeenkomst met de aanvrager op waarin de belangrijkste afspraken staan. Dit is echter alleen noodzakelijk wanneer het individueel laadpunt betreft. Is het laadpunt echter geïnstalleerd in gemeenschappelijke gedeeltes, dan is dit niet noodzakelijk. Wel is het te allen tijde verstandig afspraken over onder meer het onderhoud, de energieverrekening, het gebruik en eventuele administratiekosten in het Huishoudelijk Reglement op te nemen.

Installatie en oplevering
Vervolgens wordt de opdracht tot installatie verstrekt. Zorg er bij oplevering voor dat de installateur een opleverdocument met handtekening verstrekt. Hierin moet vermeld staan dat de installatie volgens de vereiste voorschriften geïnstalleerd is.

De financiering

Veel hangt bij de financieringsvraag af over de verhouding tussen de eenmalige kosten en de periodieke kosten. Afhankelijk van de complexiteit van de specifieke situatie kunnen de eenmalige kosten flink oplopen. Er zijn grofweg twee mogelijkheden:
- De VvE financiert voor, eventueel met de aanvrager, en sluit geen contract af met een laadpuntleverancier.
Hierbij zien we vaak dat er gekozen wordt voor een periodieke bijdrage van de aanvrager aan de VvE als terugbetaling van de voorfinanciering.

- De VvE kiest samen met de aanvrager voor een vaste laadpuntleverancier die (gedeeltelijk) de voorfinanciering op zich neemt.
Gevolg is doorgaans een periodiek bijdrage aan de laadpuntleverancier: opslag op de eigen stroomkosten per kWh en/of periodieke servicekosten.

Juridische Toolkit

Zoals hierboven uitgelegd staat, is het verstandig er voor proberen te zorgen dat er geen onduidelijkheid bestaat tussen de VvE en de aanvrager van de laadpaal. Als hulpmiddel is hiervoor de ‘Juridische toolkit voor het vastleggen van afspraken over laadpunten in VvE’s’. Deze toolkit is opgesteld om e-rijders en VvE’s op weg te helpen en bevat vijf voorbeelden van modeldocumenten waarin u de gemaakte afspraken kunt vastleggen. 

De toolkit bevat de volgende onderdelen:
- Juridisch kader: de belangrijkste juridische regels voor het realiseren van een laadpunt in een VvE.
- Modeloproeping voor de vergadering van eigenaars, bestaande uit een brief met toelichting en een concept agenda.
- Model stemvolmacht
- Model notulen met vergaderbesluit van vergadering van eigenaars
- Modelovereenkomst tussen e-rijder en VvE
- Modelbepalingen voor het huishoudelijk reglement

De toolkit vindt u op de websites van de gemeenten Amsterdam, Den Haag, Rotterdam, Utrecht en de MRA-e. U kunt hem ook hier downloaden.