Wie doet de kozijnen?

DE KOZIJNEN; WAT MOET DE VVE DAARMEE?

DE KOZIJNEN; WAT MOET DE VVE DAARMEE?
Inleiding
Het komt maar al te vaak voor dat binnen een VvE onduidelijkheid ontstaat
over het onderhoud en de vervanging van kozijnen. Veel gehoorde vragen
zijn: “Wie is verantwoordelijk voor het onderhoud, wie bepaalt wanneer
onderhoud en vervanging moet plaatsvinden, mag een individuele eigenaar
zelf de kozijnen vervangen en wie moet de kosten hiervan betalen?” Al met
al kunnen de kozijnen van het appartementengebouw flinke discussies en
onenigheid veroorzaken binnen de VvE. Dit wordt wellicht nog versterkt
door het feit dat met onderhoud en vervanging van kozijnen in de regel
hoge kosten zijn gemoeid. Het is dus niet verwonderlijk dat met enige
regelmaat de rechter een oordeel moet geven in kozijnenkwesties.

In dit artikel gaan wij duidelijkheid verschaffen over de kozijnenproblematiek
binnen VvE’s. Daarvoor is het noodzakelijk eerst kort in te gaan op het
wettelijk kader en het voor de VvE geldende splitsingsreglement.
Vervolgens zal uiteengezet worden hoe onderhoud en vervanging van
kozijnen in de praktijk door de VvE dient te worden aangepakt. Tot slot
zullen wij enkele veel voorkomende probleemsituaties beschrijven en daar
(mogelijke) oplossingen voor aandragen.
Relevante regels
In titel 9 van boek 5 van het Burgerlijk Wetboek staan de wettelijke
bepalingen met betrekking tot VvE’s. Daarnaast heeft elke VvE een
splitsingsakte, waar het splitsingsreglement deel van uit maakt. Het
splitsingsreglement kan integraal in de splitsingsakte zijn opgenomen, maar
vaak wordt volstaan met een verwijzing naar een van de Modelreglementen
van de KNB. In dit artikel wordt uitgegaan van Modelreglement 2006 (MR
2006).
Een appartementengebouw bestaat uit privé gedeelten en uit
gemeenschappelijke gedeelten. De hoofdregel is, dat de individuele
eigenaar zijn privé gedeelte zelf dient te onderhouden en dat de VvE
verantwoordelijk is voor het onderhoud van de gemeenschappelijke
gedeelten en zaken. Dit volgt onder meer uit artikel 5:126 Burgerlijk
Wetboek en de verschillende modelreglementen. Zo is in artikel 28 van MR
2006 bepaald:
“1. Iedere eigenaar en gebruiker is verplicht zijn privé gedeelte behoorlijk te
onderhouden. (…)”
Daarnaast is in artikel 16 van MR 2006 bepaald:

“1. De vereniging voert het beheer over – en draagt de zorg voor het
onderhoud van - de gemeenschappelijke gedeelten en de
gemeenschappelijke zaken”.
Kort gezegd is de VvE dus verantwoordelijk voor het beheer en het
onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten van het gebouw. Dit
roept de vraag op, welke delen van het gebouw dan precies
gemeenschappelijk zijn. Het antwoord is niet direct terug te vinden in de
wet, maar wel in het splitsingsreglement van de VvE. In artikel 17 van MR
2006 is namelijk bepaald:
“1. Tot de gemeenschappelijke gedeelten en gemeenschappelijke zaken
worden onder meer gerekend, voor zover aanwezig: (…) d. zowel de
raamkozijnen met de glazen ramen en de sponningen als de deurkozijnen
met de deuren en drempels (waaronder zijn begrepen schuifpuien met
schuifdeuren) die zich bevinden in de (al dan niet aan de balkons of
terrassen grenzende) gevels en/of in de wanden die de scheiding vormen
tussen gemeenschappelijke gedeelten of tussen (een)
gemeenschappelijk(e) gedeelte(n) en een privé gedeelte, alsmede het bij
een en ander behorende (standaard) hang- en sluitwerk”;
Samengevat behoren de volgende kozijnen tot de gemeenschappelijke
gedeelten van het appartementengebouw:
? kozijnen in de buitengevels;
? kozijnen in ruimtes die tot de gemeenschappelijke gedeelten
behoren, zoals de kozijnen in het trappenhuis van het
appartementengebouw;
? kozijnen in een gevel of wand die de scheiding vormt tussen een
privé gedeelte en een gemeenschappelijk gedeelte. Denk
bijvoorbeeld aan het kozijn van de toegangsdeur van uw
appartement.
Gelet op het voorgaande is de VvE derhalve in beginsel verantwoordelijk
voor het onderhoud van de kozijnen uit de bovengenoemde categorieën. De
VvE dient echter altijd te controleren of een afwijkende regeling is
opgenomen in het splitsingsreglement.
Onderhoud en vervanging volgens het boekje
Laten we er van uitgaan dat bij een VvE is geconstateerd dat de
gemeenschappelijke kozijnen toe zijn aan onderhoud of vervanging. Het
bestuur van de VvE heeft vervolgens vrijblijvend 3 offertes opgevraagd
voor de uit te voeren werkzaamheden. Hoe dient de VvE dit nu verder op
een juiste manier aan te pakken?
Het uitgangspunt is, dat de VvE verantwoordelijk en beslissingbevoegd is
ten aanzien van onderhoud en vervanging van kozijnen. Het is meer in het bijzonder de vergadering van eigenaars - het hoogste orgaan binnen de
VvE – die bevoegd is hieromtrent een besluit te nemen. In de regel komt
voor het te nemen besluit de vraag aan de orde wie de kosten dient te
dragen. Hierover biedt artikel 9 lid 1 sub a en sub b van MR 2006
duidelijkheid:
“1. Tot de schulden en kosten van de gezamenlijke eigenaars als bedoeld in
artikel 5:112 eerste lid onder a van het Burgerlijk Wetboek worden
gerekend:
a. die welke gemaakt zijn in verband met het onderhoud of het gebruik van
de gemeenschappelijke gedeelten of de gemeenschappelijke zaken of tot
het behoud daarvan;
b. die welke verband houden met noodzakelijke herstelwerkzaamheden,
vernieuwingen en vervangingen van de gemeenschappelijke gedeelten en
de gemeenschappelijke zaken voor zover die in gevolge het reglement of
een rechterlijke beslissing als bedoeld in artikel 5:121 van het Burgerlijk
Wetboek niet ten laste komen van bepaalde eigenaars, en voor zover die
niet vallen onder a”;
De kosten van onderhoud en vervanging van de gemeenschappelijke
kozijnen komen in beginsel dus voor rekening van de gezamenlijke
eigenaars. Elke eigenaar dient vervolgens bij te dragen conform het in de
splitsingsakte bepaalde breukdeel, tenzij in de splitsingsakte een andere
kostenverdeling is vastgesteld.
Eenmaal wetende wat de totale kosten zijn en voor welk deel iedere
eigenaar bij moet dragen, is de vergadering van eigenaars voldoende
geïnformeerd om tot een afgewogen besluit te komen. De hoofdregel voor
te nemen besluiten is vastgelegd in artikel 50 lid 1 MR 2006, te weten:
“1. Alle besluiten waarvoor in dit reglement of krachtens de wet geen
afwijkende regeling is voorgeschreven worden genomen met volstrekte
meerderheid der uitgebrachte stemmen”.
Echter, bij besluiten betreffende onderhoud en vervanging van kozijnen is in
veel gevallen artikel 52 lid 5 van MR 2006 van toepassing, waarin is
bepaald:
“5. Besluiten door de vergadering tot:
a. het doen van buiten het in artikel 9 eerste lid sub a en bedoelde
onderhoud vallende uitgaven;
b. het doen van uitgaven ten laste van het reservefonds;
c. het aangaan van verplichtingen met een financieel belang die een totaal
door de vergadering vast te stellen bedrag te boven gaan,
kunnen slechts worden genomen met een meerderheid van tenminste
twee/derde van het aantal stemmen, uitgebracht in een vergadering waarin een aantal eigenaars tegenwoordig of vertegenwoordigd is, dat tenminste
twee/derde van het totaal aantal stemmen kan uitbrengen”.
In de gevallen dat onderhoud en vervanging van kozijnen ten laste komt
van het reservefonds en/of gemoeid gaat met een financieel belang dat het
door de vergadering vastgesteld bedrag te boven gaat, dient de VvE dus
een besluit te nemen met een gekwalificeerde meerderheid van 2/3 van het
aantal uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin minimaal 2/3 van
het totaal aantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is.
Naast het besluit of en door welke externe partij het onderhoud wordt
uitgevoerd, dient de vergadering tevens te besluiten op welke wijze het
onderhoud of de vervanging van de kozijnen wordt gefinancierd. In
hoofdlijnen kan gekozen worden tussen het aanwenden van het
reservefonds, een eenmalige extra bijdrage van de eigenaars of externe
financiering in de vorm van een lening.
Het verdient de voorkeur de kosten te voldoen uit het reservefonds. Immers
het reservefonds dient op grond van de wet te worden opgebouwd om
(toekomstig) onderhoud te kunnen financieren. Daarmee wordt bovendien
voorkomen dat individuele eigenaars worden geconfronteerd met hoge
extra bijdragen die zij niet altijd ineens kunnen voldoen.
De voornoemde eenmalige extra bijdrage brengt daarnaast risico’s voor de
VvE met zich mee, vooral wanneer meerdere eigenaars niet kunnen of
willen betalen. Op grond van artikel 52 lid 7 van MR 2006 mag de VvE pas
opdracht geven tot het uitvoeren van werkzaamheden op het moment dat
het geld op de rekening van de VvE staat. Indien één of meerdere
eigenaren de eenmalige extra bijdrage dus niet (kunnen) voldoen, dan kan
de VvE in beginsel geen opdracht voor de werkzaamheden geven.
Externe financiering heeft als nadeel dat de VvE hiermee veelal langdurige
financiële verplichtingen aangaat en (hoge) rentes moet betalen. Daarnaast
zijn de gezamenlijke eigenaren in een dergelijke financiële constructie vaak
hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van het totale geleende bedrag
inclusief rente. Indien één of meerdere eigenaren hun
betalingsverplichtingen jegens de financier niet kan nakomen, dan is de
financier bij een dergelijke constructie gerechtigd om het onbetaald
gebleven bedrag te verhalen op één of meerdere van de overige eigenaren
binnen de VvE. Voorts laat niet elke splitsingsakte het aangaan van een
lening toe.
Veel voorkomende probleemsituaties en mogelijke oplossingen
In het voorgaande hebben wij uiteengezet dat de VvE verantwoordelijk is
voor het onderhoud en de vervanging van de kozijnen van het
appartementengebouw, indien deze tot de gemeenschappelijke zaken behoren. Tijdens, of zelfs nog voor de uitvoering van de werkzaamheden
doen zich vaak verschillende problemen voor, zoals een eigenaar die:
? de rechter vraagt een besluit daarover te vernietigen;
? zijn medewerking weigert door de aannemer niet binnen te laten
waardoor de werkzaamheden niet kunnen worden uitgevoerd;
? op eigen gelegenheid – zonder toestemming van de vergadering van
eigenaars – een (gemeenschappelijk) kozijn heeft vervangen.
Allemaal situaties die een soepele uitvoering, of zelfs de algehele uitvoering
van een besluit in de weg kunnen staan. We gaan hieronder in op de vraag
hoe de VvE met deze situaties om kan gaan.
Vernietiging van besluiten
Het eerste geval dat we bespreken is de situatie dat de vergadering van
eigenaars heeft besloten tot vervanging van de gemeenschappelijke
kozijnen. De besluitvorming was niet unaniem. Een klein deel van de
eigenaren is het niet eens met de beoogde werkzaamheden en de
bijbehorende kosten. Echter, doordat het besluit met de vereiste
gekwalificeerde meerderheid is genomen, zijn alle eigenaren van de VvE in
beginsel gebonden aan het genomen besluit. Iedere eigenaar dient dus
conform het bepaalde in de splitsingsakte medewerking te verlenen aan de
werkzaamheden en bij te dragen in de kosten hiervan. Eigenaren die het
niet eens zijn met het genomen besluit tot vervanging van de kozijnen,
kunnen vervolgens op grond van artikel 5:130 BW de kantonrechter
verzoeken het genomen besluit te vernietigen.
De vraag die aan de rechter voorligt is, of de vergadering in redelijkheid en
billijkheid tot dit rechtsgeldige besluit heeft kunnen komen. Alle bij het
besluit betrokken belangen worden door de rechter afgewogen en aan de
hand daarvan beoordeelt hij of het besluit vernietigd wordt.
Naar onze mening dient het vertrekpunt bij deze beoordeling de wil van de
vergadering te zijn. De VvE zal in de gerechtelijke procedure natuurlijk wel
haar belangen moeten kunnen benoemen en met bewijs onderbouwen.
Daarnaast dient de VvE aannemelijk te maken dat de belangen aan de zijde
van de VvE zwaarder wegen dan de belangen van de verzoekende
eigenaar. Opvallend hierbij is een uitspraak van de kantonrechter te
Haarlem en een arrest van het Gerechtshof Amsterdam. De rechter heeft
daarin de absolute technische noodzaak tot vervanging van de kozijnen als
uitgangspunt genomen bij de beoordeling of de belangen van alle eigenaren
naar behoren zijn afgewogen. Gelet op voornoemde uitspraken bestaat dus
de mogelijkheid dat de belangenafweging in een gerechtelijke procedure in
het nadeel van de VvE zal uitvallen, enkel doordat technische noodzaak tot
vervanging of onderhoud niet (voldoende) wordt aangetoond. 

Een eigenaar die de deur niet open doet
Het appartementengebouw staat helemaal in de steigers, de aannemer is
volop bezig de kozijnen te vervangen en vervolgens krijgt de bestuurder van
de VvE een telefoontje. De aannemer wordt door een eigenaar op de elfde
verdieping niet binnen gelaten. Dit is uiteraard een probleem, want de
kozijnen van dat appartement kunnen in dat geval niet worden vervangen.
De aannemer moet immers zowel aan de binnenkant als aan de buitenkant
van de gevel de nodige werkzaamheden verrichten. Bovendien moeten de
steigers over 3 weken worden afgebroken. Daarna kunnen de kozijnen nog
wel worden vervangen, maar dan moet dat met een hoogwerker en dat zal
extra kosten met zich meebrengen voor de VvE. Wat moet de VvE nu
doen?
Natuurlijk is het dan raadzaam om direct contact te zoeken met de
eigenaar. De VvE kan hem dan verzoeken alsnog medewerking te
verlenen. Als dat echter niet lukt, dan kan in veel gevallen artikel 5:121 BW
uitkomst bieden. Kort gezegd staat in dit wetsartikel dat de VvE de
kantonrechter kan vragen om een beschikking te geven op grond waarvan
de VvE gerechtigd is zonder toestemming en zonder medewerking van de
eigenaar het appartement te betreden om daar de nodige werkzaamheden
te laten verrichten. De VvE kan dit recht vervolgens uitoefenen door de
aannemer toegang tot het appartement te verschaffen met behulp van een
slotenmaker en onder begeleiding van de politie. Voorts kan het in sommige
gevallen raadzaam zijn om een gerechtsdeurwaarder daarbij aanwezig te
laten zijn voor het opmaken van proces-verbaal. De gerechtsdeurwaarder
maakt dan verslag van de feitelijke gebeurtenissen, zodat de VvE achteraf
kan aantonen dat conform de gegeven beschikking is gehandeld.
In veel gevallen is het mogelijk deze procedure - indien dat nodig is - binnen
enkele weken te doorlopen, zodat daarmee het probleem van de
‘weigerachtige appartementseigenaar’ tijdig kan worden opgelost. Let wel,
het is in beginsel vereist dat de vergadering van eigenaars voorafgaand aan
de procedure een procesbesluit neemt. Het is daarom raadzaam om reeds
bij de besluitvorming over de vervanging van de kozijnen tevens een
procesbesluit te nemen voor het geval sprake zal zijn van weigerachtige
eigenaren en/of gebruikers.
Een eigenaar die zonder toestemming het kozijn vervangt
Het komt in de praktijk tevens voor dat een eigenaar zelfstandig
werkzaamheden laat uitvoeren aan de gemeenschappelijke kozijnen,
zonder dat hiervoor eerst toestemming is gevraagd aan de vergadering van
eigenaars. In het verlengde van deze situatie komt het vaak voor dat de
betreffende eigenaar na afloop van die werkzaamheden de kosten daarvan
(alsnog) wenst te verhalen op de VvE.

Nadat door de VvE is geconstateerd dat een eigenaar zonder toestemming
van de vergadering werkzaamheden heeft laten uitvoeren aan de
gemeenschappelijke kozijnen dient de VvE actie te ondernemen. De VvE
dient de betreffende eigenaar te sommeren de wijziging van de kozijnen
ongedaan te maken en deze in oorspronkelijke staat te herstellen. Immers,
het gedrag van de betreffende eigenaar is in strijd met het bepaalde in de
Modelreglementen. Indien de eigenaar geen gehoor geeft aan de
sommaties van de VvE is de VvE genoodzaakt een gerechtelijke procedure
tegen de eigenaar te starten.
In deze procedure zal door de VvE herstel in oorspronkelijke staat van de
gemeenschappelijke gedeelten en zaken voor rekening en risico van de
betreffende eigenaar moeten worden gevorderd. Tevens zal in deze
gerechtelijke procedure een dwangsom moeten worden gevorderd voor het
geval de eigenaar niet vrijwillig overgaat tot herstel in oorspronkelijke staat.
Met het vonnis van de rechter in haar hand kan de VvE vervolgens –
eventueel met een beroep op de opgelegde dwangsom – de eigenaar
dwingen de herstelwerkzaamheden aan de gemeenschappelijke gedeelten
en zaken uit te voeren.
Maar hoe dient de VvE nu om te gaan met het verzoek van een eigenaar tot
vergoeding van de kosten van de werkzaamheden, terwijl de betreffende
eigenaar niet vooraf toestemming voor deze werkzaamheden heeft
gevraagd en deze eigenaar ook (achteraf) geen toestemming van de
vergadering van eigenaars heeft verkregen.
Op grond van het bepaalde in de Modelreglementen is enkel de VvE
gerechtigd om onderhoud/vervanging uit te voeren aan de
gemeenschappelijke gedeelten en zaken van de VvE. Wijzigingen aan de
gemeenschappelijke gedeelten en zaken mogen dan ook slechts na
toestemming van de vergadering van eigenaars worden aangebracht.
Aangezien de vergadering van eigenaars de betreffende eigenaar in dit
voorbeeld nimmer toestemming heeft gegeven voor het uitvoeren van
werkzaamheden aan de gemeenschappelijke gedeelten en zaken van de
VvE, was de betreffende eigenaar niet gerechtigd tot het (laten) uitvoeren
van de betreffende werkzaamheden en heeft de eigenaar in strijd
gehandeld met de splitsingsakte. De eigenaar heeft dus zonder
toestemming van de vergadering van eigenaars en dus voor eigen rekening
en risico de betreffende werkzaamheden laten uitvoeren. De kosten van de
betreffende werkzaamheden komen in dit geval dan ook volledig voor
rekening en risico van de eigenaar.

Conclusie

De VvE dient dus eerst aan de hand van het toepasselijke
splitsingsreglement te beoordelen of de kozijnen tot de gemeenschappelijke gedeelten en zaken van de VvE behoren. Indien dat het geval is en
onderhoud of vervanging van de gemeenschappelijke kozijnen vereist is,
dan dient het bestuur van de VvE een voorstel tot onderhoud of vervanging
te doen aan de vergadering van eigenaars. De vergadering beslist
afhankelijk van de omvang en de aard van het voorstel met gewone
meerderheid of met een gekwalificeerde meerderheid over de uitvoering
van de werkzaamheden. De wijze van financieren is een afzonderlijk besluit
dat met gewone meerderheid wordt genomen. Vervolgens dient het bestuur
het besluit van de vergadering uit te voeren. In de regel zal de uitvoering
bestaan uit het verstrekken van de opdracht aan de aannemer en
coördinatie van de werkzaamheden.
Onderhoud en vervanging van kozijnen is bepaald geen eenvoudige
kwestie binnen de meeste VvE’s. Een goed plan van aanpak kan helpen om
tot correcte besluitvorming en een soepele uitvoering van de
werkzaamheden te komen. Daarnaast is het belangrijk om een consequent
beleid te voeren met betrekking tot individuele eigenaren die zonder
toestemming werkzaamheden verrichten. Als de VvE hiermee rekening
houdt, dan hoeven de gemeenschappelijke kozijnen niet tot onnodige
problemen te leiden binnen de VvE.

Voor advies en/of meer informatie kunt u zich wenden tot mr. M. Elbers en
mr. T. Gilsing