15 Tips voor een effectieve samenwerking

Elke VvE heeft een bestuur – bestaande uit vrijwilligers, een VvE-beheerder of een combinatie daarvan. En vrijwel elke VvE heeft ook een ‘kascommissie’. Die kascommissie controleert of de jaarrekening die het bestuur jaarlijks aan de algemene vergadering presenteert in orde is.

Elk verstandig bestuur weet dat controle nodig is. Toch zijn slechts weinig besturen erg enthousiast als leden van een kascommissie kritische vragen stellen of diep in de administratie van de VvE willen graven. Natuurlijk is dat niet verstandig. De kascommissie is niet door de algemene ledenvergadering aangesteld omdat men de VvE-beheerder, de penningmeester of het hele bestuur niet vertrouwt. Maar vertrouwen zonder verificatie is blind vertrouwen en dat is niet de bedoeling.

Belang van elk bestuurslid

Een deugdelijke controle is niet alleen in het belang van de VvE-leden; ook het bestuur heeft veel belang bij een goed uitgevoerde jaarlijkse controle. Een nogal onbekende en daardoor weinig nageleefde bepaling in het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat elk individueel bestuurslid de jaarrekening persoonlijk moet ondertekenen. “Ontbreekt de ondertekening” dan moet “daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt” worden aan de ledenvergadering, zo staat in artikel 48 Boek 2 BW. Deze bepaling onderstreept nog eens dat de verantwoordelijkheid voor een goede jaarrekening niet alleen bij de penningmeester ligt, maar bij het hele bestuur.

Nu zal een goede penningmeester (of VvE-beheerder) waarschijnlijk wel weten of de jaarrekening klopt, maar hoe kan een ander bestuurslid zich ervan overtuigen dat deze bestuursverantwoording in orde is? Op de eerste plaats zal elk bestuurslid zelf kritisch naar de cijfers moeten kijken. En als het goed is, is het onderwerp ‘financiën’ gedurende het hele jaar al regelmatig een onderwerp van bespreking tijdens bestuursvergaderingen geweest.
Maar om echt te kunnen vaststellen dat de jaarrekening in orde is, is ook een bestuurslid afhankelijk van het werk van de kascommissie. Deze commissie heeft immers toegang tot de volledige administratie van de VvE en is daardoor veel beter in staat om een goede controle uit te voeren dan een individueel bestuurslid kan doen.

Communicatie

Een professioneel functionerende VvE-beheerder of penningmeester zal in het algemeen geen enkel probleem hebben met een professioneel functionerende kascommissie. Lastiger wordt het als één van de partijen niet deskundig is. In de praktijk zijn er relatief veel conflicten tussen de vrijwilligers die de kascommissie vormen en besturen of VvE-beheerders. Veelal zijn die vragen terug te voeren op het onvoldoende deskundig zijn van één van de partijen. Een kascommissie die niet vakkundig is, stelt bijvoorbeeld veel niet ter zake doende vragen en dat roept irritatie op bij de beheerder of penningmeester. Of de kascommissie is wel deskundig en stelt de goede vragen, maar de penningmeester of beheerder ziet het nut van een controle helemaal niet in (of heeft iets te verbergen) en dat leidt ook tot problemen natuurlijk. Overigens zou elke vrijwilliger in een kascommissie over een forse dosis communicatieve vaardigheden moeten beschikken, want slechts weinig mensen vinden het echt leuk om gecontroleerd te worden…

Tips voor VvE-besturen en -beheerders

1. Zorg voor een goede bemensing van de kascommissie. Selecteer geschikte leden vóór de algemene ledenvergadering. Laat niet van het toeval afhangen wie zich beschikbaar stelt voor zo’n belangrijke functie.
2. Laat zien dat u belang hecht aan een gedegen controle van de jaarrekening. Nodig de leden van de kascommissie uit voor een gesprek waarin u het belang van een goede controle benadrukt en afspraken maakt voor de samenwerking.
3. Plan dit gesprek niet kort vóór de ledenvergadering waarin de commissie verslag moet doen van haar bevindingen, maar kort ná de ledenvergadering waarin de commissieleden zijn benoemd.
4. Verlang van de kascommissie dat zij zich goed voorbereidt op haar belangrijke taak.
5. Verlang van de kascommissie dat zij de controle doet aan de hand van een checklist. Zelfs elke ervaren accountant controleert met behulp van een checklist. Zonder gebruik van een checklist is het gevaar groot dat zaken over het hoofd worden gezien. In De Kascommissiegids voor de VvE vindt u een complete set checklists.
6. Plan tussen de eigenlijke controle en de ledenvergadering een overleg om de bevindingen van de commissie te bespreken. Zo voorkomt u dat de commissie tijdens de ledenvergadering met onverwachte bevindingen komt en is er nog gelegenheid om fouten (zowel in de jaarrekening als in de bevindingen en conclusies) te herstellen.
7. Evalueer met penningmeester én commissie de controle. Schroom niet om de controle ‘over’ te laten doen als u er niet van overtuigd bent dat de controle op een degelijke manier is geschied.
8. Koop en lees De Kascommissiegids voor de VvE. Dan weet u wat u kunt en zou moeten verwachten van een goede kascommissie en dat leidt ook tot een beter wederzijds begrip.

Tips voor de kascommissie

1. Bereid de daadwerkelijke controle vóór. Vergelijk de jaarcijfers met de cijfers van het jaar ervoor en met de begroting.
2. Voer de controle uit aan de hand van een geschikte checklist. In De Kascommissiegids voor de VvEstaan diverse checklists, die u ook via www.appartementeneigenaar.nl kunt downloaden en aanpassen aan de specifieke situatie van uw eigen VvE.
3. Uw taak is de controle van de jaarrekening, dus van balans, resultatenrekening en de toelichtingen daarbij. Dat betekent dat u van elkepost van de balans en van elke post in de resultatenrekening moet vaststellen dat deze correct is.
4. ‘Correct’ wil niet alleen zeggen ‘juist’, maar óók volledig. Ter illustratie: als de balans vermeldt ‘crediteuren € 250’ moet u niet alleen vaststellen dat er inderdaad nog € 250 verschuldigd is aan crediteuren, maar óók dat er niet méér verschuldigd is. Met andere woorden : zijn alle crediteuren vermeld en voor alle schulden?
5. Controle is niet moeilijk, maar u moet wel even weten hoe het moet. Volg zo mogelijk een workshop (in twee avonden krijgt u voldoende eye-openers en tips voor de controle om een degelijke controle te kunnen doen).
6. Leg een dossier aan met onder meer splitsingsakte, modelreglement, checklists, jaarstukken, met het bestuur gemaakte afspraken. Draag dit dossier over aan de volgende kascommissie zodat deze een goed uitgangspunt heeft voor de volgende controle.
7. Communiceer op een positieve manier! Wees niet karig met complimenten en geef geen kritiek. Beperk u tot feitelijkheden en adviseer over verbetermogelijkheden.

Drs. Maarten den Ouden is bedrijfseconoom en controlespecialist en schreef de Kascommissiegids voor de VvE, te bestellen via www.appartementeneigenaar.nl/kascommissiegids .