Het runnen van een VvE: een handleiding in 4 delen

Stap 1

Bestek schrijven
Aan de hand van een gedetailleerde werkomschrijving – het bestek – wordt inzichtelijk wat er allemaal komt kijken bij het project. De beschrijving van het werk vormt de basis voor het aanvragen van de offertes. Stel de VvE heeft besloten alle ramen te laten vervangen voor HR++ ramen. Wat komt daarbij kijken? Wat is daarvoor nodig? Uiteraard nieuw glas. Daarnaast moet het oude glas worden verwijderd en afgevoerd. Behalve de nieuwe ramen en kozijnen zijn er dus ook hoogwerkers nodig en containers voor het puin. Al deze zaken komen aan bod in de werkomschrijving.

Wat is een bestek?

Wikipedia zegt het volgende: een bestek is de omschrijving van een uit te voeren (bouw)werk, inclusief de van toepassing zijnde administratieve, juridische en technische bepalingen, materialen en uitvoeringsvoorwaarden.
Aan het bestek zijn tekeningen gekoppeld, de zogenoemde bestektekeningen die samen met de technische omschrijving de basis vormen van het contract tussen opdrachtgever en aannemer (opdrachtnemer). Een bestek kan een volledige beschrijving, een functionele beschrijving of een prestatiebeschrijving van een werk zijn. In eerste instantie kan een bestek een basis vormen voor prijsvorming.

Stap 2

Partijen selecteren
Wanneer de werkzaamheden duidelijk zijn omschreven, kan het zoeken naar geschikte partijen beginnen. Selecteer er maximaal vijf en onderzoek hoe deze aangeschreven staan. Veel bedrijven hebben op internet een uitvoerige omschrijving van hoe ze te werk gaan, of ze gecertificeerd zijn en voorbeelden van projecten die ze hebben afgerond. Benieuwd hoe zo’n project is verlopen? Contact met de opdrachtgever is zo gelegd. Vraag de partijen daarom altijd naar referenties.

Stap 3

Offertes aanvragen & beoordelen
Vraag bij de geselecteerde partijen een offerte aan. Een belangrijk criterium bij het bepalen van de uiteindelijke keuze is hoe deze partijen vervolgens op de offerte aanvraag inspelen. Hoe snel wordt er gereageerd? Komt er iemand langs om ter plekke te bekijken wat de wensen en mogelijkheden zijn? En dan het beoordelen zelf. We hebben een aantal richtlijnen op een rijtje gezet als hulpmiddel bij het beoordelen van de offertes.

Richtlijnen beoordelen offertes:

- Staat de prijs in verhouding tot de geleverde werkzaamheden?
- Geeft de offerte een duidelijk inzicht in de werkzaamheden welke worden uitgevoerd?
- Geeft de offerte voldoende inzicht in de opbouw van de kosten waar de offerte uit is opgebouwd?
- Geeft de offerte een duidelijk inzicht welke materialen worden toegepast
- Wordt de kwaliteit van de toegepaste materialen ook duidelijk omschreven?
- Geeft de offerte voldoende inzicht in de opbouw van de kosten?
- Is er sprake van een vaste aanneemsom of kunnen er nog extra kosten bijkomen?
- Indien er extra kosten bij kunnen komen zijn deze kosten duidelijk genoeg
- Zijn er betalingstermijnen afgesproken?
- Zijn er duidelijke afspraken over de aanvang van de werkzaamheden?
- Zijn er duidelijke afspraken over de duur van de werkzaamheden?
- Zijn er duidelijke afspraken gemaakt wanneer de werkzaamheden klaar moeten zijn?
- Worden de werkzaamheden opgeleverd als het werk gereed is?
- Worden er voorwaarden genoemd en zijn ze ook meegeleverd?
- Is de geldigheidsduur van de offerte voldoende?
- Is de offerte vrijblijvend en kostenloos?
- Wat voor garantie geeft de aannemer?

Presenteren aan het bestuur

Na het beoordelen van de offertes vallen er wellicht al direct aanbieders af. De technische commissie presenteert de overgebleven offertes aan het bestuur en brengt een goed onderbouwd advies uit. Desgewenst kan de technische commissie de aannemers uitnodigen voor een presentatie, zodat eventuele vragen vanuit de VvE gesteld en beantwoord kunnen worden. Uiteindelijk bepaalt het bestuur van de VvE met welke partij de VvE in zee gaat.

Zelf doen of uitbesteden?

Het schrijven van het bestek en het aanvragen en beoordelen van offertes, zijn geen eenvoudige taken. Er komt nogal wat bij kijken. De technische commissie van de VvE kan zich hierbij eventueel laten begeleiden door een gespecialiseerd bedrijf. Desgewenst kan het hele traject zelfs uit handen genomen. Het voordeel hiervan is dat deze bedrijven niet alleen de benodigde technische kennis in huis hebben, maar ook een breed netwerk hebben opgebouwd van betrouwbare partijen waar ze mee samenwerken. Bedrijven als PIT Beheer en Perfectbeheer bieden VvE’s de mogelijkheid om hierbij te begeleiden en adviseren, maar kunnen ook het gehele traject verzorgen. Uiteraard gaat hierbij alles in overleg met de technische commissie en wordt er niets toegezegd zonder toestemming van de VvE.

Appartement & Eigenaar krijgt veel vragen over het functioneren van een VvE. Hoe kunnen we dit, hoe zullen we dat? De beste tips en ideeën delen we graag. Heeft u suggesties waar andere VvE’s hun voordeel mee kunnen doen? Mail info@appartementeneigenaar.nl of laat het ons weten via Twitter of Facebook.