Staat uw VvE wel ingeschreven bij de KvK?

Biedt dit voordelen voor de VvE? En wat is er nodig om de VvE in te schrijven?

1. Waarom inschrijven bij de KvK?

De Handelsregisterwet 2007, artikel 6 om precies te zijn, stelt dat VvE’s deelnemen aan het economische verkeer. Dit blijkt ook uit de activiteiten van de VvE. De VvE sluit als vereniging bijvoorbeeld contracten af voor het onderhoud van het appartementencomplex.

2. Wat moet er precies worden vermeld bij de KvK?

De VvE moet de naam, het adres, de oprichtingsdatum en het bestuur van de VvE inschrijven. Het registreren van het bestuur is nodig voor verificatie van de opdrachtbevoegdheid van de bestuurder om beslissingen uit te voeren.

3. Als de VvE een beheerder heeft, moet deze dan ook worden ingeschreven?

Heeft de VvE een administrateur benoemd als volmachtige, bijvoorbeeld een VvE-beheerder, dan kán deze ook worden ingeschreven. Het is niet verplicht.

4. Welke documenten moeten aangeleverd worden bij de inschrijving?

Allereerst de kopieën van de legitimatiebewijzen van het bestuur en de datum waarop de bestuursleden in functie is getreden en de inhoud van zijn/haar bevoegdheid. Wil men ook de beheerder inschrijven, dan is ook een kopie van het legitimatiebewijs van de beheerder noodzakelijk. Daarnaast moet een afschrift van de notariële splitsingsakte of een uittreksel van de notariële akte waarin de statuten zijn opgenomen worden aangeleverd. Als de VvE na 1 juli 2008 is opgericht moeten het officieel gewaarmerkte akten zijn. Is de VvE voor 1 juli 2008 opgericht dan moet het een door één van de bestuurders gewaarmerkt exemplaar van de splitsingsakte zijn.

5. Moeten VvE’s jaarrekeningen aanleveren bij de KvK?

Nee, VvE’s hoeven geen jaarrekeningen aan te leveren.

6. Moet het modelreglement worden aangeleverd?

Nee, de VvE hoeft bij inschrijving alleen aan te geven welke van de 8 modelreglementen wordt gebruikt. Wijkt het modelreglement af van één van deze 8, dan is een volledige versie wel vereist.

7. Wat kost de inschrijving bij de KvK?

Inschrijven kost eenmalig € 50,-. Een uittreksel van de inschrijving kost € 15,-.

8. Moeten wijzingen worden doorgegeven en zijn daar kosten aan verbonden?

Ja, als er wijzigingen zijn in het bestuur of in de notariële akte, dan moet de VvE dit doorgeven aan de KvK. Dat kan via een formulier dat online is te downloaden. Voor de VvE volstaat het opsturen van het formulier en is het niet noodzakelijk dat de nieuwe bestuurder persoonlijk langskomt bij de KvK.

9.  Wie heeft er belang bij de inschrijving in het handelsregister?

Onderhoudsbedrijven
Bedrijven waarmee de VvE zaken doet met betrekking tot het onderhoud. Omdat het onderhoud van een appartementencomplex vaak met grote bedragen gepaard gaat, is het voor de bedrijven met wie de VvE zaken doet belangrijk om te kunnen nagaan wie de bestuurders van de VvE zijn. Dit zijn immers de opdrachtgevers.
Banken en verzekeraars
Banken en verzekeraars gebruiken de KvK-inschrijving om te controleren wie tekenbevoegd is. Dit om eventuele fraude te voorkomen. Zonder KvK-inschrijving kan de VvE geen bankrekening openen.
Notaris
Bij de verkoop van een appartement moet de notaris informatie inwinnen over de VvE. Via de inschrijving bij de KvK weet de notaris wie hij moet benaderen om deze informatie (onder andere eventuele betalingsachterstanden van het verkopende VvE-lid) boven water te krijgen.

10. Wat zijn de gevolgen als de VvE niet is ingeschreven?

Het niet inschrijven van de VvE bij de KvK wordt gezien als een economisch delict. In de Wet op de Economische Delicten (WED) is bepaald welke strafmaat er bij overtreding kan worden opgelegd. De boete voor een niet ingeschreven VvE kan volgens die wet oplopen tot € 16.750,-.

11. Wie is verantwoordelijk voor het betalen van de boete?

Mocht de VvE een boete worden opgelegd vanwege het niet ingeschreven staan bij de KvK, dan is in beginsel elke eigenaar verantwoordelijk voor zijn/haar deel van die boete. Alle eigenaren draaien op voor een deel van de boete. Is het echter zo dat de schuld niet door de VvE kan worden betaald, dan kan het bevoegd gezag kiezen welke eigenaar voor de boete van de betaling aansprakelijk is. Betaalt deze ‘uitgekozen’ eigenaar niet, dan kunnen er maatregelen tegen deze eigenaar worden genomen om de boete te innen.
Stel dat één eigenaar de boete heeft voldaan, dan heeft deze zogenaamd regresrecht, dat wil zeggen het recht van een schuldenaar om van een medeschuldenaar betaling te vorderen van het bedrag dat de schuldenaar teveel heeft betaald aan de schuldeiser.

12. Zijn er uitzonderingen op de inschrijving?

Ja, dit geldt voor appartementsgebouwen die voor 1 december 1972 zijn gebouwd. Toentertijd was het volgens de wet niet verplicht een VvE op te richten. Is er toen of in de periode daarna geen VvE opgericht, dan zijn de rechten en de plichten van de gezamenlijke eigenaren opgenomen in de splitsingsakte. Heb je als VvE een splitsingsakte van voor 1 december 1972 én wordt er in deze akte of in eventuele aanvullingen op deze akte geen VvE vermeld, dan is men niet verplicht een VvE in te schrijven. Is er sprake van een zogenaamde vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid, dan kan deze op vrijwillige basis in het Handelsregister worden ingeschreven. Een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid is een vereniging die niet bij notariële akte is opgericht.