Het openen van een bankrekening door de VvE

Met name is actueel of en hoe een VvE een UBO-verklaring moet invullen. Daar sta ik wat langer bij stil. Verder sluit ik af met praktische aanwijzingen.

Waarom een bankrekening?

De VvE ontvangt bedragen en geeft deze ook uit. Hiervoor is een (eigen) bankrekening nodig. Zeker nu VvE’s wettelijk verplicht zijn om een reservefonds te creëren, is een eigen bankrekening voor VvE’s noodzakelijk geworden. Het gebruikmaken van een bankrekening van (bijvoorbeeld) een beheerder is geen optie. Zeker niet omdat VvE’s daarmee een groot financieel risico lopen. Als de beheerder bijvoorbeeld failliet gaat, valt het VvE-geld in de boedel. De VvE doet er uiteraard goed aan zelf een afgescheiden vermogen te realiseren, die onder haar rechtspersoonlijkheid valt.

Cliëntenonderzoek en UBO

Banken zijn de afgelopen jaren noodgedwongen steeds actiever geworden in het optreden tegen witwassen en terrorisme. Zij geven daarmee onder meer invulling aan de Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering (hierna: de Wwft). De Wwft verplicht banken om bij VvE’s cliëntenonderzoek (ook wel Customer Due Diligence of CDD) uit te voeren. Dat aan het begin van de dienstverlening, maar ook tijdens de uitvoering daarvan. Dit cliëntenonderzoek bestaat bijvoorbeeld uit het vaststellen van de identiteit van de klant en de UBO’s[1] van de klant, het onderzoek doen naar vermogen, transacties en handelwijze van klanten.[2]

Ook al zijn VvE’s niet verplicht hun UBO’s vast te leggen in de Kamer van Koophandel, toch vragen banken dus om UBO-verklaringen. Dat doen zij dus in het kader van het cliëntenonderzoek.

De manier waarop banken hun cliëntenonderzoek vormgeven, verschilt in enige mate. De Wwft schrijft niet uitgekristalliseerd voor hoe dit onderzoek eruit moet zien. Daarom bepalen banken zelf de manier waarop zij de Wwft toepassen.

Maar wat als een VvE de UBO’s moet opgeven? Wie is dan UBO? De UBO is een natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over de organisatie. Bij een VvE is dat onder meer afhankelijk van het aantal appartementseigenaren. Ook is feitelijke zeggenschap van belang, dat vaak bij bestuursleden berust. Verder is een toetsvraag of iemand het recht heeft om bestuursleden te benoemen/ontslaan. Overigens is een vennootschap nooit een UBO, maar de achterliggende aandeelhouder van de vennootschap (een natuurlijk persoon).

In de basis zullen de voorzitter, penningmeester en de secretaris als UBO binnen de VvE gelden. Maar de lastigheid is dat niet altijd met een schaartje te knippen is wie al dan niet als UBO gelden. Per VvE zal dus goed bekeken moeten worden, desnoods in overleg met de bank, wie UBO is.

De gevolgen van het niet meewerken aan een cliëntenonderzoek zijn verstrekkend. Zo blokkeren banken geregeld resoluut de bankrekening. Na het blokkeren van een rekening kan het ook zo ver komen dat de bank de bankrelatie met de VvE beëindigt. Het is daarom zinvol om de door de bank toegezonden formulieren zorgvuldig te bestuderen en tijdig ingevuld in te leveren.

Een praktische tip is om voorafgaand aan het openen van een bankrekening de website van de beoogde bank goed door te nemen. Hierop is vaak praktische informatie opgenomen over de wijze waarop de bank met het cliëntenonderzoek omgaat. In sommige gevallen wordt zelfs toegespitst op de voor een VvE relevante informatie.

Wat zijn aandachtspunten?

Het cliëntenonderzoek is niet het enige waar een VvE rekening mee moet houden bij het openen van een bankrekening. Ook de volgende punten zijn van belang:

• Let goed op welke bankrekening voor de VvE het beste en het voordeligste is. Een bankproduct voor een kleine VvE is in de regel een andere dan die van een grote VvE. Banktransacties verschillen namelijk fors in omvang. Het is daarom te adviseren om goed onderzoek te doen naar het juiste product. Daarbij komt dat banken een VvE vaak als zakelijke klant zien, wat financieel nadelig is;
• Een VvE werkt vaak met automatische incasso’s voor servicekosten. Het is nuttig om de (on)mogelijkheden bij de beoogde bank goed te verkennen voordat een keuze wordt gemaakt;
• Kijk nauwgezet of de bankrekening aan VvE software kan worden gekoppeld;
• Controleer of de bank onder het depositogarantiestelsel valt;
• Ga na wat de spaarrente is van de bank. Het kan zijn dat er geruime tijd grote bedragen worden afgezonderd op de bankrekening, wat de rentevoet relevant(er) maakt;
• Bespreek met de bank welke veiligheid de bank biedt, zoals de uitvoering van een tweehandtekeningensysteem, die voor VvE’s veelal verplicht is.

Afrondend

Het openen van een bankrekening is dus niet zo simpel als het misschien lijkt. Een goede voorbereiding is belangrijk. De in dit artikel opgesomde punten kunnen daarbij een leidraad vormen. Ook de bank zelf kan de VvE verder op weg helpen.

Mr. B.J. (Bertjan) Agteresch, advocaat BVD advocaten

[1] Ultimate Beneficial Owners, ook wel uiteindelijk belanghebbenden.

[2] Zoals de ING-bank onder meer toelicht op haar website.