Hoe houd je controle op de servicekosten?

Een groot deel van de VvE’s in Nederland spaart te weinig, waardoor achterstallig onderhoud kan ontstaan. Daarom is sinds 1 januari 2017 jaarlijks een minimale reservering voor onderhoudskosten verplicht. Is er geen meerjarenonderhoudsplan? Dan moet er minstens 0,5% van de herbouwwaarde van het complex opzij worden gezet. Hoeveel deze herbouwwaarde bedraagt, staat in de opstalverzekering. Een actieve VvE spaart dan ook voor toekomstig onderhoud. Zo kom je niet opeens voor onverwachte uitgaven te staan. Erg belangrijk dus om als VvE zoveel mogelijk controle op de servicekosten te houden. In dit artikel belichten we het begrip servicekosten van diverse kanten.

Hoe zit het bij de koop of verkoop van een appartement?

Stel je gaat je appartement verkopen. Uiteraard heb je dan mededelingsplicht. Dus ook op vragen over de servicekosten en eventuele achterstanden ben je verplicht eerlijk antwoord te geven. Als koper heb je onderzoeksplicht. De verkoper is niet aansprakelijk voor gebreken die je zelf kunt ontdekken. Met betrekking tot de servicekosten is het belangrijk te weten, dat een notaris als je hiernaar vraagt verplicht is je te informeren over eventuele achterstanden. De notaris zal dan informeren bij de VvE of er eventuele openstaande servicekosten zijn van de vorige eigenaar. De schulden worden van de koopprijs afgetrokken. Pas daarna mag hij het appartement leveren. Belangrijk voor een verkoper dus om te zorgen dat hij bij is met de servicekosten, anders levert het appartement minder geld op. Als koper is het prettig om te weten dat je altijd met een schone lei begint.

Let op: je moet hier als koper wel zelf naar vragen, dit is onderdeel van de onderzoeksplicht. Doe je dit niet dan kan het (wettelijk) zo zijn dat de VvE de nieuwe eigenaar 'hoofdelijk' aansprakelijk houdt voor de achterstand en de achterstand doorberekend. De nieuwe eigenaar kan dit natuurlijk wel weer verhalen op de vorige eigenaar, maar dit alles zorgt voor een hoop rompslomp waar je logischerwijs niet op zit te wachten. Het gaat hierbij overigens wel enkel en alleen om de servicekosten van het lopende en voorgaande jaar.

Daarnaast is het als (potentiële) koper van een appartement goed om te weten dat wanneer de VvE van het desbetreffende appartement inactief is dit gevolgen kan hebben voor het krijgen van een hypotheek. Weinig hypotheekverstrekkers staan namelijk te springen om een lening aan te bieden voor een gebouw waarbij niet wordt geïnvesteerd in onderhoud. De kans op een daling van de woningwaarde is dan namelijk aanzienlijk.

Hoe wordt de hoogte van de servicekosten bepaald?

Als appartementseigenaar zit je dus vast aan het fenomeen servicekosten. De VvE mag zelf de hoogte hiervan bepalen. Maar waar is de hoogte eigenlijk op gebaseerd?

Tijdens de jaarlijkse ledenvergadering stelt men vast hoe hoog de servicekosten voor het komend jaar zullen worden. Dit bedrag hangt van een aantal zaken af: denk hierbij aan de voorzieningen (de lift, automatische deuren, gemeenschappelijk ruimte), de staat van het onderhoud van het complex en de leeftijd. Wordt het beheer van de VvE uitbesteed aan een beheerkantoor dan brengt dit uiteraard ook kosten met zich mee. Daarnaast worden de premies voor de collectieve verzekeringen zoals de opstalverzekering. Bovendien is iedere VvE wettelijk verplicht een reservefonds voor grootschalig onderhoud op te bouwen. Al deze elementen samen zullen de basis voor de servicekosten vormen.

In de splitsingsakte staat opgenomen hoeveel iedere appartementseigenaar moet bijdragen aan de servicekosten. Het kan zo dat iedere eigenaar hetzelfde bedrag betaalt, maar vaker zien we dat de bijdrage afhankelijk is van de oppervlakte van het appartement.

Hoe zorg je dat mensen blijven betalen?

Door het betalen van de eigen bijdrage zo eenvoudig mogelijk te maken, voorkom je namelijk al dat men niet tijdig aan de betaalplicht voldoet. Er is een aantal opties om dit goed te regelen. Voor het innen van de eigen bijdrage kun je kiezen voor het gebruik van automatische incasso’s. Dat kan op twee manieren vanuit de VvE via een zogenaamde incassobatch, de VvE of beheerder is dan gemachtigd om op een vaste dag een vast bedrag van de rekening van de eigenaar af te schrijven. Een nadeel hiervan is dat de VvE voor deze dienst per transactie moet betalen. Een andere optie is dat de eigenaar zelf een automatische betaling aanmaakt in zijn of haar bancaire omgeving zodat het geld op een – door de vergadering afgesproken moment bijvoorbeeld de eerste van de maand – wordt overgemaakt naar de rekening van de VvE. Zo kan niemand vergeten om te betalen. Het is dan wel zaak voor de eigenaren dat er voldoende saldo op hun rekeningen staat om het bedrag af te schrijven. En je bent hierbij natuurlijk ook afhankelijk van de bereidheid van de eigenaren om dit ook daadwerkelijk te doen.

Maar hoe zit het dan met de controle van de betalingen?

Er bestaan vele handige softwarepakketten speciaal ontwikkeld voor dit soort zaken. Bij zo goed als alle pakketten is het mogelijk om de bankafschriften te koppelen, controle van de betalingen gaat dan geautomatiseerd. En dat is erg handig natuurlijk. Blijft iemand in gebreke, dan heb je een aantal mogelijkheden. Je kunt instellen dat de penningmeester van de VvE automatisch een melding krijgt. Het is echter ook mogelijk direct een aanmaning te sturen. Het is raadzaam om te beginnen met het inseinen van de penningmeester dan direct een aanmaning te gaan sturen. Dit is wat vriendelijker en zal in veel gevallen ook eerder tot het gewenste resultaat leiden.

Wat kun je doen bij achterstanden?

Servicekosten zijn eigenlijk harde bedragen die een eigenaar altijd verschuldigd is, ongeacht of iemand niet kan of wil betalen. Uiteraard is het ondanks dat goed denkbaar dat er toch achterstanden zijn. Het beste kun je dan allereerst kijken naar de omstandigheden van het specifieke geval. Is het onwil of is er meer aan de hand? Op het moment dat iemand door omstandigheden niet kan betalen je hier als VvE iets milder mee omgaat en iemand wat extra gelegenheid geeft om het alsnog in orde te maken. Bij mensen die echt niet willen betalen moet je uiteraard een hardere lijn hanteren. Het belangrijkste is sowieso de communicatie. De eerste actie van een VvE zou altijd moeten zijn proberen te achterhalen; wat is er eigenlijk aan de hand?

Worden de servicekosten écht niet meer betaald dan is het van belang dat de VvE een dossier opbouwt. Zo is het verstandig dat je voor het dossier een aantal aanmaningen te kunnen laten zien waaruit blijkt dat je als VvE aanspraak maakt op het bedrag dat de schuldenaar is verschuldigd en dat je de gelegenheid hebt geboden alsnog te betalen. Hierna kun je een incassoprocedure starten. Dan ga je naar de kantonrechter. Omdat het om een gerechtelijke procedure gaat, heb je als VvE doorgaans wel toestemming van de vergadering nodig. Vaak zal het echter zo zijn dat de vergadering al heeft besloten om de beheerder of het bestuur een mandaat te geven om in het geval van achterstallige betalingen meteen naar de kantonrechter te stappen. Vervolgens zal de eigenaar een dagvaarding krijgen. De eigenaar kan vervolgens nog verweer voeren, maar in de meeste gevallen wordt de VvE wel in het gelijk gesteld.

Wat als iemand niet betaald?

Als iemand echt geen geld heeft, of weigert om te betalen, dan kan de VvE beslag laten leggen op het appartement en het appartement verkopen. Wordt het appartement dan executoriaal verkocht, dan krijgt de bank eerst het deel waar het nog recht op heeft, van wat overblijft kan de VvE dan worden betaald. Om al deze narigheid zoveel mogelijk uit te sluiten, adviseren we om na twee maanden achterstand allereerst eens te gaan informeren wat er aan de hand is en als dat niets oplevert er een eerste aanmaning uit te doen. Met zo’n aanmaning geef je iemand de kans om het openstaande bedrag alsnog te voldoen.

Als er geen bijzondere omstandigheden zijn, maar het probleem is structureel, dan is het vaak wel een teken dat iemand dit soort bedragen niet kan betalen. Het komt er dan al snel op neer dat men 'van een kale kip niet kan plukken'. Dit is te ondervangen door het tijdig verkopen van het appartement, waarbij de nieuwe eigenaar hoofdelijk die achterstand moet voldoen.

Maar moet je als VvE altijd zo streng zijn? Soms zit het iemand vreselijk tegen. Iemand raakt zijn baan kwijt en het duurt wel even voor de uitkering op gang komt. Of er is sprake van het overlijden van een partner en de bankrekening is tijdelijk geblokkeerd. Het gaat dan toch ook wel om een buurman of buurvrouw. Er zijn altijd alternatieven denkbaar. Bijvoorbeeld dat je als VvE besluit dat de eigenaar schoonmaakwerk kan doen. Hiermee bespaart de VvE dan weer op deze kosten. Belangrijk is dan wel dat de vergadering hiermee instemt en je vervolgens de afspraken duidelijk administreert. Uiteindelijk is het altijd een beslissing van de vergadering om wel of niet een incassoprocedure te starten.