Conflict over de contributie? Voorkom dat je als VvE de dupe bent

Deskundig advies

Voor alle VvE’s en beheerders is het met het oog op deze nieuwe wetgeving belangrijk goed zicht te hebben op de betalingen en achterstanden tijdig te signaleren. Maar wat te doen als er eigenaren zijn die niet kunnen of willen betalen? We vroegen het aan twee specialisten. Even voorstellen:
Peter de Monyé van VvEtotaal BV. Dit bedrijf levert software voor VvE-beheerders en VvE’s.
Kim Kroon is advocaat bij Van Till advocaten. Kim adviseert en procedeert op het gebied van vastgoedrecht. Kim heeft een bijzondere expertise op het gebied van het appartementsrecht. Zij staat regelmatig individuele appartementseigenaars, (besturen van) VvE’s en hun beheerders bij.

Als VvE wil je geen gedoe over geld. Conflicten over geld, betekent binnen een VvE immers ruzie met de buren. Daarom moeten de financiële zaken goed én zakelijk worden geregeld. Door het betalen van de eigen bijdrage zo eenvoudig mogelijk te maken, voorkom je namelijk al dat men niet tijdig aan de betaalplicht voldoet. Er is een aantal opties om dit goed te regelen. Peter de Monyé: “Voor het innen van de eigen bijdrage kan men kiezen voor het gebruik van automatische incasso’s. Dat kan op twee manieren vanuit de VvE via een incassobatch, de VvE of beheerder is dan gemachtigd om op een vaste dag een vast bedrag van de rekening van de eigenaar af te schrijven. Een nadeel hiervan is dat de VvE voor deze dienst per transactie moet betalen. Een andere optie is dat de eigenaar zelf een automatische betaling aanmaakt in zijn of haar bancaire omgeving zodat het geld op een – door de vergadering afgesproken moment bijvoorbeeld de eerste van de maand – wordt overgemaakt naar de rekening van de VvE. Zo kan niemand vergeten om te betalen. Het is dan wel zaak voor de eigenaren dat er voldoende saldo op hun rekeningen staat om het bedrag af te schrijven.”

Hoe zit het met de controle van de betalingen?

De Monyé: “Bij alle pakketten is het mogelijk om de bankafschriften te koppelen, controle van de betalingen gaat dan geautomatiseerd. Blijft iemand in gebreke, dan is er een aantal opties. Of het systeem is zo ingesteld dat het meteen een aanmaning stuurt, of de verantwoordelijke voor de financiën krijgt een seintje. Ik ben van mening dat het wat sympathieker is om niet direct over te gaan tot aanmanen, al dan niet met allerlei boetes. Binnen ons pakket bepaalt men zelf wat er gebeurt wanneer iemand zijn betaling niet tijdig voldoet, aanmanen of eerst zelf contact op te nemen met de eigenaar om te vragen wat er aan de hand is.”

Waar moet men zoal op letten bij de aanschaf van zo’n pakket?

“Flexibiliteit vind ik wel een pré”, aldus De Monyé. “Ik sta dan wel een beetje te preken voor eigen parochie, omdat wij werken met een flexibel pakket. Het voordeel hiervan is dat het naar wens en voorkeur van de gebruiker kan worden ingericht. Vaak is de grootte van de VvE medebepalend voor de wensen en eisen die men aan het pakket stelt. Een VvE met bijvoorbeeld vier eigenaren gebruikt een dergelijk systeem om alle administratie overzichtelijk op één plek onder te brengen, maar zal bij een achterstallige betaling misschien veel eerder persoonlijk contact opnemen. Ook niet geheel onbelangrijk is dat het een gebruiksvriendelijk systeem is en er voldoende aandacht is voor service. Er zijn partijen waarbij je voor weinig het pakket aanschaft, maar dan de hoofdprijs betaalt voor het inrichten van de administratie en elke vraag volgens uurtje factuurtje gaat.
Een ander heel belangrijk aandachtspunt is dat je van tevoren informeert wat er gebeurt met de data als je je contract opzegt. Er zijn bedrijven waar je dan al je data kwijt bent, niet handig als je heel je administratie in zo’n systeem hebt ondergebracht. Zoek daarom altijd een bedrijf waar je na beëindigen van de samenwerking je data volledig terugkrijgt.”

Help, er wordt niet betaald!

Maar wat als ondanks al het betaalgemak en hulp van overzichtelijke gebruiksvriendelijke programma’s één of meerdere leden de eigen bijdrage niet kunnen of willen betalen? Welke stappen doorloop je dan? Ga je direct aanmaningen sturen, of probeer je eerst een gesprek aan te knopen? Of zijn er wellicht nog andere oplossingen?
Kim Kroon: “Het bestuur van de VvE, of de beheerder, maakt een begroting en aan de hand daarvan wordt vastgesteld wat iedere eigenaar conform zijn of haar breukdeel moet bijdragen. Dit zijn feitelijk heel harde bedragen die de eigenaar gewoon altijd verschuldigd is, ongeacht of iemand niet kan of wil betalen.”

Is er een verschil in aanpak tussen niet kunnen en niet willen betalen?

Kroon: “In principe pak je dat wel op dezelfde manier aan, los van de menselijke maat die altijd zal meespelen. Ik kan me voorstellen dat op het moment dat iemand door omstandigheden niet kan betalen je hier als VvE iets milder mee omgaat en iemand wat extra gelegenheid geeft om het alsnog in orde te maken. Terwijl je bij mensen die niet willen betalen een hardere lijn uitzet. Het uitgangspunt is dat er gewoon moet worden betaald. Het begint hoe dan ook bij de communicatie, wat ik in de praktijk eigenlijk zelden zie gebeuren, helaas. Eigenlijk zou er bij achterstand eerst eens gepolst moeten worden van ‘joh, wat is hier eigenlijk aan de hand?’”.

En dan wordt de eigen bijdrage niet (meer) betaald, wat dan?

“Je moet altijd eerst een dossier opbouwen.” Kroon vervolgt: “Voor de dossieropbouw is het verstandig een aantal aanmaningen te kunnen laten zien waaruit blijkt dat je als VvE aanspraak maakt op het bedrag dat de schuldenaar is verschuldigd en dat je hem of haar gelegenheid hebt gegeven om alsnog te betalen. Vervolgens kun je een incassoprocedure starten. Dat wil zeggen dat je naar de kantonrechter gaat. Aangezien het om het opstarten van een gerechtelijke procedure gaat, heb je hier in de meeste gevallen toestemming van de vergadering voor nodig. Wat we vaak in de praktijk zien is dat de vergadering al heeft besloten om de beheerder of het bestuur een mandaat te geven om in het geval van achterstallige betalingen meteen naar de kantonrechter te stappen. Als dit is geregeld, kan het bestuur of de beheerder een deurwaarder of een advocaat inschakelen om via de rechter ‘een titel te gaan halen’, zoals dat heet. De advocaat of deurwaarder stelt een dagvaarding op waarin staat wat is verschuldigd. Deze dagvaarding wordt aangebracht bij de rechtbank, waarmee de gerechtelijke procedure aanvangt. De eigenaar kan vervolgens nog verweer voeren, maar in de meeste gevallen wordt de VvE wel in het gelijk gesteld. Dan krijg je een vonnis met een stempel erop en dat vonnis kan men executeren. Je kunt dan bijvoorbeeld beslagleggen op het inkomen of op het appartement.”

Wat als dat niet helpt?

Kroon: “Als iemand echt geen geld heeft, of weigert om te betalen, dan kan de VvE beslag laten leggen op het appartement en het appartement verkopen. Wat we dan vaak wel zien is dat zo’n eigenaar meer betalingsachterstanden heeft, bijvoorbeeld de hypotheek. Wordt het appartement dan executoriaal verkocht, dan krijgt de bank eerst het deel waar het nog recht op heeft, van wat overblijft kan de VvE dan worden betaald. Tenzij het appartement onder water staat zoals dat heet. De schuld gaat dan over op de volgende eigenaar. Dit is overigens niet ongelimiteerd, dit kan maximaal tot twee jaar terug gaan. Let wel, het gaat dan om het lopende en voorgaande boekjaar.”

Hoe snel moet je ingrijpen bij achterstallige betalingen?

Kroon: “Ik zou adviseren om na twee maanden achterstand toch eens te gaan informeren wat er aan de hand is en als dat niets oplevert er een eerste aanmaning uit te doen. Met zo’n aanmaning geef je iemand de kans om het openstaande bedrag alsnog te voldoen. Vaak gaan daar dan ook wel weer een aantal weken overheen, dus voor je bij een rechter staat, ben je zo al wel weer een aantal maanden verder. Wat voor een VvE belangrijk is om in het achterhoofd te houden is dat de schulden tot maximaal twee (het lopende en voorgaande boekjaar red.) jaar terug kunnen worden teruggevraagd.”

Wat als het geen onwil is, maar het door pech gewoon even niet lukt met betalen?

Moet je als VvE altijd zo streng zijn? Zijn er ook alternatieven te bedenken? Soms zit het iemand vreselijk tegen. Iemand raakt zijn baan kwijt en het duurt wel even voor de uitkering op gang komt. Of er is sprake van het overlijden van een partner en de bankrekening is tijdelijk geblokkeerd. Het gaat dan toch ook wel om een buurman of buurvrouw. Zou je zo’n eigenaar dan bijvoorbeeld schoonmaakwerk kunnen laten doen? Hiermee bespaart de VvE op deze kosten, win win zou je denken?
Kroon: “In zo’n geval zou ik zeggen dat ik het een hele creatieve oplossing vind. Je hebt er niets aan om mensen bij wijze van spreken onnodig het mes op de keel te zetten. Dan zou dit een inventieve oplossing kunnen zijn waar alle partijen van kunnen profiteren. Belangrijk is dan wel dat de vergadering hiermee instemt en je vervolgens de afspraken duidelijk administreert. Hierbij neem je mee dat de werkzaamheden worden gewaardeerd voor bedrag x en dat dit wordt verrekend met de bijdrage van de eigenaar, maar ook hoe lang dit mag duren. Dat is vooral een kwestie van duidelijke afspraken en deze goed vastleggen. Uiteindelijk is het een beslissing van de vergadering om wel of niet een incassoprocedure te starten. Op het moment dat een eigenaar de sympathie heeft van de vergadering en deze nog wat meer tijd gunt, kan dit zo worden geregeld.”

Zitten daar geen risico’s aan voor de VvE?

Kroon: “Als er geen bijzondere omstandigheden zijn, maar het probleem structureel is dan is het vaak wel een teken wanneer iemand dit soort bedragen niet kan betalen. Het komt er dan al snel op neer dat men 'van een kale kip niet kan plukken'. Dit is te ondervangen door het tijdig verkopen van het appartement, waarbij de nieuwe eigenaar hoofdelijk die achterstand moet voldoen. Zolang je binnen die termijn van het voorgaande en lopende boekjaar zit zijn de risico’s voor de VvE nog wel te overzien en heb je een reële kans dat het volledige uitstaande bedrag wordt voldaan.”