Hoe gebruikt u uw MJOP als leidraad voor investeringen?

Hiermee moet u als VvE het pand goed kunnen onderhouden. De hoogte van dit bedrag stelt u vast aan de hand van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP).

Wat is een MJOP ook alweer? Een MJOP is een rapport waarin vermeld staat welk onderhoud wanneer zal moeten gebeuren en wat de kosten van dit onderhoud zullen zijn. Dit rapport heeft betrekking op de gemeenschappelijke delen van het pand, waaronder in elk geval de gevel en het dak, maar ook de kozijnen en het trappenhuis. Dit is afhankelijk van wat er in de splitsingsakte staat.

Wat staat er in een MJOP?

Een MJOP draait om een aantal zaken. Zo moet er altijd in vermeld staan om welk onderdeel van het gebouw het gaat (dak, gevel, kozijnen of dakgoot), wanneer er hierop onderhoud gepleegd moet worden en hoeveel dit ongeveer gaat kosten. Houd bij het opstellen van het plan altijd in de gaten dat alles van het gebouw wordt meegenomen. Ook voor het dak dat nog 20 jaar meegaat moet alvast geld gereserveerd worden, zodat u niet ineens voor grote uitgaven komt te staan.

Combineer het opstellen van het plan altijd met een conditiemeting. Hiermee ziet u gelijk welk onderdeel al direct onderhoud nodig heeft en wat nog wel even kan wachten. Bij een MJOP draait het namelijk om de gemiddelde levensduur maar wordt niet gelet op huidige staat. Dit kan een vertekend beeld opleveren, vandaar dat een conditiemeting van belang is. Verder is het belangrijk uw MJOP periodiek te laten controleren en/of bijstellen. Zo blijft uw planning actueel. Dit is belangrijk aangezien de onderhoudsstaat van sommige onderdelen kan veranderen of grondstoffen of BTW-percentages kunnen wijzigen, wat weer tot andere getallen kan leiden.

Wat geef je prioriteit in de MJOP?

Hoe bepaalt u welke investering (dus welk onderhoud) u wanneer doet? Hoe wordt dit duidelijk uit de MJOP?
- Allereerst gaat u kijken naar de omstandigheden. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als u ervoor kiest om een bepaald onderhoud niet te laten uitvoeren? Is er dan sprake van technische schade of een gezondheids- of veiligheidsrisico binnen het pand of gaat het enkel en alleen om het aanzicht? Op basis hiervan maakt u een eerste prioriteitenlijstje.
- Vervolgens kijkt u naar de extra kosten die het onderhoud met zich meebrengt. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor een steiger of hoogwerker. Probeer dit bij elkaar te plannen. Moeten de kozijnen bijvoorbeeld geschilderd worden, terwijl het jaar erna het gevelvoegwerk aan de beurt is? Kijk dan of u dit bij elkaar kunt schuiven. Dit bespaart u de extra kosten voor het huren van een steiger. Bovendien loopt u niet het risico dat het schilderwerk beschadigt bij het voegen van de gevel.
- Gaat het om een grote opdracht? Laat dan altijd een werkbeschrijving of bestek opstellen. Vanwege de specifieke kennis die hierbij komt kijken, raden wij aan om dit altijd door deskundigen op dit gebied te laten doen.
- Vraag altijd meerdere (zeker 3) offertes aan. Kijk goed naar de prijs / kwaliteitverhouding en breng dit in kaart. Zo voorkomt u dat u appels met peren gaat vergelijken.
- Controleer bij oplevering altijd of er aan de verwachting is voldaan. Laat dit eventueel controleren door een externe partij.
- Houd ook de wettelijke verplichtingen in de gaten. Denk hierbij aan liftkeuringen, keuringen van blusmiddelen e.d. Als gebouweigenaar bent u hiervoor verantwoordelijk en aansprakelijk, dus regel dit soort zaken goed.
- Bekijk wat het vervangen van een onderdeel als resultaat oplevert voor de gehele MJOP. Soms is dat namelijk zinniger dan onderhoud. Bijvoorbeeld bij kozijnen is dat vaak het geval.

Voorbeeld: houten kozijnen schilderen of toch kiezen voor kunststof?

Hout is en blijft een natuurproduct en vroeg of laat krijgt een houten kozijn te maken met houtrot, tocht en hoge stookkosten. Dan kan de VvE ervoor kiezen de houten kozijnen te laten onderhouden maar op een gegeven moment is het plaatsen van kunststof kozijnen logischer. Dat is natuurlijk een flinke investering , maar de onderhoudspost voor het schilderen komt te vervallen door het kozijnen kopen. De moeite waard om uit te (laten) rekenen wat dit voor gevolgen heeft voor uw planning. Zeker als de VvE hierbij nog kiest voor een tweede isolatiemaatregel en zo aanspraak op subsidie kan maken, kan dit erg interessant zijn.

DMJOP en EPA

Waarom zou u niet gelijk onderzoeken of u de noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden kunt combineren met duurzame en energiezuinige oplossingen? Het complex is dan niet alleen goed onderhouden, maar blijft ook langer goed onderhouden. Zo'n duurzame variant noemen we een DMJOP. En daar speelt een Energiebesparingsadvies (EPA) een belangrijke rol. Dat laat namelijk zien wat de energieprestatie van het gebouw op dat moment is en geeft helder advies over hoe het nog beter kan. Een EPA helpt dus om uw gebouw energiezuiniger te maken: dan bespaart u geld, draagt u bij aan een beter milieu en krijgt het gebouw een gezonder leefklimaat. Let wel op: ook een EPA-keuring mag alleen door gecertificeerde inspecteurs worden uitgevoerd.

Vaak zal een MJOP opgesteld worden door een externe partij. Maar hoe weet je als VvE nou dat dit ook goed gebeurt?

- Vraag altijd om een inspectie op locatie. Het klinkt gek, maar dit is niet standaard!
- Zorg dat u als VvE weet welke onderdelen er opgenomen worden. Verplicht zijn in ieder geval: dak, gevel, kozijnen, algemene ruimtes en gemeenschappelijke installaties.
- Vraag de externe partij altijd of ze over de juiste papieren beschikken en of ze die ook kunnen laten zien.
- Wordt de inspectie conform de conditiemeting NEN2767 uitgevoerd? Dit is een objectieve systematiek voor het vaststellen van de onderhoudsstaat van bouwkundige en installatietechnische elementen.
- Kijkt de MJOP verder dan 10 jaar? Vaak wordt er namelijk een termijn van 10 jaar gehanteerd terwijl het kan zijn dat een aantal grote investeringen (denk aan liften, daken enz.) net buiten deze termijn vallen. Dit kan grote gevolgen voor de reservering hebben en kan tot (hoge) onvoorziene kosten leiden terwijl dit niet nodig is.