Wie doet wat binnen de VvE?

We krijgen regelmatig van VvE's de vraag wie nu precies wat doet (of hoort te doen). In dit artikel geven we een overzicht.

Alles begint bij het VvE-bestuur. In de splitsingsakte wordt bepaald uit hoeveel bestuurders het bestuur mag bestaan. Vaak zal het bestuur uit een oneven aantal personen bestaan. Ze zullen door de ALV (ook wel VvE vergadering). In principe mag iedereen de functie van bestuurder uitvoeren,. Het maakt dus niet uit of de bestuurder zelf appartementseigenaar is of niet, zolang hij maar gekozen is door de vergadering. Doorgaans wordt een bestuurder met een meerderheid van stemmen gekozen. Maar wat doet het bestuur precies?

Het bestuur

Als er meerdere bestuurders zijn (wat meestal het geval zal zijn), zullen zij zelf een voorzitter, secretaris en penningmeester kiezen. Het bestuur voert de besluiten van de ALV uit. Bestuurders worden benoemd voor onbepaalde tijd en kunnen ook altijd door de vergadering worden ontslagen. Daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor administratie van de VvE, het opmaken van de jaarstukken, het tekenen van overeenkomsten en opvragen van offertes. Een bestuur moet altijd ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel.

Voorzitter

De voorzitter zit de bestuursvergaderingen voor en houdt de door de ALV bedachte plannen en het beleid in de gaten.

Secretaris

Zorgt voor de communicatie met de appartementseigenaren.

Penningmeester

Is verantwoordelijk voor het beheren van de kas.

Een veelgehoord misverstand is dat het VvE-bestuur het voor het zeggen heeft in een VvE; dat is niet waar. De ALV is verantwoordelijk voor de besluiten binnen de VvE.

De ALV

De ALV is dus het hoogste orgaan binnen de VvE en neemt ook alle besluiten bijvoorbeeld over het onderhoud, de begroting en de jaarrekening. De ALV wordt minstens één keer per jaar gehouden. Dit kan natuurlijk ook vaker zijn. De vergadering kan uitgeschreven worden door het bestuur, maar ook de eigenaren kunnen dit doen. In dat geval moeten de eigenaren die minstens 10% van de stemmen kunnen uitbrengen om een ALV vragen. Het bestuur dient dan binnen 3 weken een vergadering uit te schrijven. Gebeurt dit niet, dan mogen de initiatiefnemers zelf de leden bijeenroepen.

Alle appartementseigenaren hebben toegang tot de vergadering. In de splitsingsakte staat het totale aantal stemmen en het aantal stemmen dat een eigenaar mag uitbrengen, vermeld. Doorgaans geldt bij besluiten dat er een meerderheid van stemmen nodig is. Voor sommige besluiten kan gelden dat minimaal tweederde van het aantal uitgebrachte stemmen nodig is. Hiervoor geldt dan dat ook dat het aantal aanwezige eigenaren ook minimaal tweederde van het aantal stemmen kàn uitbrengen. Het gaat dan om uitgaven die niet met onderhoud te maken hebben en het herstel van de gemeenschappelijke ruimten die een door de vergadering vastgesteld bedrag te boven gaan.

Om besluiten te nemen, moet er een minimaal aantal stemmen vertegenwoordigd zijn op de vergadering, dit heet het 'quorum'. Vaak zal dit de helft van het totaal aantal stemmen zijn. Wordt dit aantal niet gehaald, dan moet er een tweede vergadering uitgeschreven worden. Deze moet binnen twee tot zes weken na de eerste plaatsvinden. In de tweede vergadering kunnen wél besluiten worden genomen als het quorum niet is gehaald.

Is een eigenaar het oneens met een besluit dan kan hij of zij dat besluit ter vernietiging voorleggen aan de kantonrechter. Dat moet gebeuren binnen 30 dagen nadat het besluit is genomen of binnen 30 dagen nadat de eigenaar kennis van het besluit had kunnen nemen. De rechter kan vervolgens het besluit vernietigen als hij oordeelt dat het tegen de redelijkheid en de billijkheid indruist.

De voorzitter

De voorzitter van de VvE-vergadering is verantwoordelijk voor het organiseren en leiden van de vergadering. Hij zorgt dat ervoor dat mensen hun zegje kunnen doen en houdt het aantal uitgebrachte stemmen in de gaten. Bovendien dient de voorzitter mee te tekenen als er uitgaven uit het reservefonds worden gedaan.

De kascommissie

De kascommissie is verantwoordelijk voor het controleren van de jaarstukken die door het bestuur zijn opgemaakt en geeft de VvE vergadering advies over het al dan niet goedkeuren van de jaarstukken.

Beheerder

Een VvE-beheerder kan als externe partij enkele taken van het bestuur overnemen. Wat hij doet is hangt af van de beheerovereenkomst. Omdat er in het geval van een beheerder sprake is van een overeenkomst kan een beheerder niet altijd zomaar de door de vergadering ontslagen worden. In de overeenkomst zal meestal een bepaling zijn opgenomen over wanneer het contract opgezegd kan worden. Doet de beheerder (aantoonbaar) zijn werk niet goed (dus komt hij de overeenkomst niet na), dan kan deze ontbonden worden op basis van wanprestatie.

Overige commissies

De vergadering mag altijd andere commissies te benoemen om bepaalde taken uit te voeren, bijvoorbeeld een technische commissie die bezig houdt met onderhoud of een tuincommissie die zich bezig met het tuinonderhoud.

Vergoeding

De meeste functies binnen een VvE zullen uitgevoerd worden door vrijwilligers. Zij worden dus niet betaald voor het werk dat zij verrichten maar kunnen wel een onkostenvergoeding hiervoor krijgen. Daarnaast kan een vrijwilliger een extra vergoeding krijgen, de zogenaamde vrijwilligersvergoeding. In het geval van een beheerder wordt er een vergoeding afgesproken en deze wordt vastgelegd in de overeenkomst.