Mensen tekort in de VvE ? Is betalen aan vrijwilligers een oplossing?

Op de achterkant van zo’n beetje elke vrachtwagen of bestelbus staat tegenwoordig “collega’s gezocht”. Als u een loodgieter of elektricien nodig heeft, kan die vaak pas na vele maanden komen. Horecazaken zijn een paar dagen per week dicht vanwege personeelstekorten en de wachttijden voor ziekenhuiszorg zijn al jarenlang lang.

Sport- en andere verenigingen kampen steeds meer met een tekort aan vrijwilligers. Trainers en coaches zijn vaak moeilijk te vinden en voor bestuursfuncties staan leden al helemaal niet meer in de rij. Met name aan penningmeesters is gebrek.

Ook VvE’s hebben last van tekorten aan vrijwilligers en van bedrijven die vanwege personeelsgebrek geen opdrachten meer aannemen of alleen werk verrichten tegen hoge prijzen.

Dit artikel geeft ideeën om binnen uw VvE toch over voldoende ‘handjes’ (en ‘hersentjes’) te kunnen beschikken. De vrijwilligersregeling van de belastingdienst kan daarbij helpen.

Om welke functies / werkzaamheden gaat het?

Zo langzamerhand zijn bijna alle functies moeilijk te bemensen. We staan stil bij de volgende functies:

• Bestuursleden VvE
• Penningmeester VvE
• Leden kascommissie
• Voorzitter ledenvergadering
• Vve-beheerder
• Klusjesman/technische commissie.

Bestuursleden

Bestuursleden kunnen appartementseigenaren dus VvE-leden zijn, maar mogen óók van buiten komen. Veel voorkomend is dat een VvE-beheerder (meestal: enig) bestuurslid is. Maar in principe kan de ledenvergadering iederéén die zich beschikbaar stelt voor een bestuursfunctie kiezen!

Denk bijvoorbeeld aan kinderen of andere familieleden van de VvE-leden. Zeker bij VvE’s die te maken hebben met een vergrijzend ledenbestand kan op deze manier worden voorzien in voldoende bemensing voor bestuursfuncties.

Verder is van belang dat de VvE een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering sluit; aspirant-bestuurders zijn nogal eens beducht dat ze aansprakelijk worden gesteld bij fouten of misverstanden en een verzekering zorgt ervoor dat ze daarvoor niet hoeven te vrezen.

Penningmeester VvE

De penningmeester is natuurlijk ook bestuurslid, maar omdat mensen die penningmeester willen worden nog schaarser zijn dan mensen die voorzitter of secretaris willen zijn even aparte aandacht voor deze cruciale functie.

Ook hier geldt dat het toegestaan is om een ‘buitenstaander’ als penningmeester te benoemen – een familielid van één van de appartementseigenaren kan dus prima als penningmeester worden aangesteld. Om de functie goed te kunnen vervullen, moet de penningmeester over specifieke kennis van financiën en administratie beschikken. Zeker bij VvE’s die niet heel groot zijn is dit niet onoverkomelijk. De standaardwerken De Kascommissiegids voor de VvE en de gids Financiën van de VvE zijn eigenlijk verplichte kost voor elke VvE-penningmeester. En voor minder ervaren penningmeesters helpt het erg als er iemand met meer ervaring op de achtergrond beschikbaar is om waar nodig advies en ondersteuning te geven. Vaak willen of kunnen mensen met de nodige kennis en ervaring zich niet verplichten om de functie van penningmeester te aanvaarden, maar zijn ze wél bereid om in voorkomende gevallen ondersteuning te geven.

Een andere mogelijkheid om de functie van penningmeester aantrekkelijker te maken is om het uitvoerende werk (boekhouding, voeren van de administratie) uit te besteden aan bijv. een VvE-beheerder, waarbij de penningmeester de eindverantwoordelijkheid houdt en de betalingen controleert en fiatteert.

Leden kascommissie

Anders dan bij de bestuursfuncties vraagt het lidmaatschap van een kascommissie maar relatief weinig tijd en is het geen functie die het hele jaar door tijd kost. Dit maakt het vaak eenvoudiger om mensen te vinden die plaats willen nemen in de kascommissie.

Anderzijds schrijft de wet voor, dat leden van de kascommissie ook VvE-lid moeten zijn – het mogen dus, anders dan bij bestuursleden, geen buitenstaanders zijn.

Het beschikbaar stellen van het boekwerk De Kascommissiegids voor de VvE kan mensen die twijfelen of ze een functie in de kascommissie al dan niet willen aanvaarden net over de drempel helpen; deze gids geeft immers een stap-voor-stap handleiding die iedereen met wat gezond verstand kan gebruiken om een adequate controle van de jaarrekening uit te voeren.

Ook kan het helpen als het bestuur een begrotingspost reserveert voor het zo nodig inroepen van externe ondersteuning door de kascommissie; mensen aarzelen vaak om kascommissielid te worden omdat ze bang zijn de benodigde kennis te missen. Als ze de zekerheid hebben dat ze zo nodig ondersteuning kunnen krijgen, valt dit bezwaar weg.

Als alternatief voor de gevallen dat geen kascommissieleden kunnen worden gevonden zijn er commerciële aanbieders die tegen betaling de ‘kascontrole’ willen doen. Qua tarief moet u dan rekenen op circa € 400 bij een kleine VvE (5 appartementen) en € 600 bij een wat grotere (40 appartementen). Controle van de jaarrekening door externen is weliswaar in strijd met de wet, maar als niemand van de VvE-leden daartegen bezwaar heeft is controle door externen beter dan helemaal geen controle…

De wet schrijft voor dat als er geen kascommissie uit de leden gevormd kan worden, de controle door een accountant met controlebevoegdheid moet worden gedaan. Er zijn wel VvE’s die de jaarrekening door zo’n accountant laten controleren, maar dit is een zeer kostbare aangelegenheid (al snel duizenden euro’s) én het is erg moeilijk om een accountantskantoor te vinden dat een VvE als klant wil hebben.

Voorzitter ledenvergadering

De voorzitter van de ledenvergadering is een aparte functie, die volgens de modelreglementen los van het bestuur staat. Omdat deze voorzitter normaliter maar één keer per jaar, namelijk bij de jaarlijkse ledenvergadering, in actie moet komen is het vaak wel mogelijk om hiervoor kandidaten te vinden. Echter als er in een VvE grote onenigheid is, wordt de animo om de ledenvergadering te leiden vaak wat minder.

Ook hier hebben commerciële aanbieders zich op de markt geworpen. Via VEH of VvEBelang kunt u een voorzitter ‘huren’. Om u een idee te geven van de tarieven: € 750 voor het leiden van de vergadering van maximaal 2 uur. Elk uur extra kost € 175 en als een wat langere voorbespreking of een adviesgesprek ter plekke gewenst is kost dat ruim € 100 per uur. Dit alles exclusief reis- en parkeerkosten.

Een alternatief kan zijn om bijv. een ervaren VvE-bestuurslid van een VvE uit de buurt te vragen om de vergadering te leiden. Of een familielid van een van de leden die veel ervaring heeft met het leiden van vergaderingen.

VvE-beheerder

Veel VvE’s maken gebruik van de diensten van een VvE-beheerder. Afgaande op berichten uit de pers is niet elke VvE 100% tevreden over de kwaliteit van de geleverde diensten. En vooral kleinere Vve’s die een (nieuwe of andere) beheerder zoeken ervaren de laatste tijd dat ook veel Vve-beheerders kampen met personele tekorten en een wachtlijst voor nieuwe klanten hebben.

Een mogelijkheid is om het VvE-beheer geheel in eigen hand te nemen, dat houdt dus in dat één (bij kleine VvE’s) of twee vrijwilligers (leden van de VvE – maar bijv. familieleden van VvE-leden is ook toegestaan) het beheer op zich nemen.

En in dat geval moeten dus één of twee vrijwilligers “verleid” worden om dit (vrijwilligers)werk te doen. Hier kan de vrijwilligersregeling van de belastingdienst helpen!

Klusjesman / technische commissie

Veel grotere VvE’s hebben een technische commissie waarin appartementseigenaren zitten die actie ondernemen bij kleinere storingen zoals kapotte lampen maar ook bijv. de contacten met aannemers onderhouden bij grotere storingen, verbouwingen, groot onderhoud e.d. Ook kleinere VvE’s kunnen blij zijn als er een bewoner is met ‘gouden handjes’ die bereid is daadwerkelijk de handen uit de mouwen te steken bij lekkages, een haperende intercom of andere storingen.

De activiteiten van zo’n klusjesman of technische groep kunnen én de VvE veel geld besparen én ervoor zorgen dat veel storingen eerder worden verholpen dan bij inschakeling van een bedrijf. Helaas wordt de laatste jaren ook de animo om dit soort activiteiten te doen steeds minder.

Betalen aan vrijwilligers?

Waar het enkele decennia geleden niet gebruikelijk was om bijv. vrijwillige trainers van sportverenigingen meer te betalen dan een kilometervergoeding, is het tegenwoordig heel normaal dat trainers een bescheiden uurvergoeding ontvangen. In de VvE-wereld komen vrijwilligersvergoedingen nog maar sporadisch voor, maar het toekennen van een vergoeding aan mensen die zich op vrijwillige basis voor een VvE willen inspannen zou kunnen helpen om makkelijker vrijwilligers te vinden! Een geldelijke beloning is altijd al een stimulans voor mensen, maar zo’n vergoeding is natuurlijk ook een blijk van waardering en erkenning voor het verrichte werk. En geld, waardering en erkenning zijn factoren die mensen ertoe bewegen om aan het (vrijwilligers)werk te gaan!

Belastingvrije vergoeding

De vrijwilligersregeling van de belastingdienst maakt het mogelijk om vrijwilligers zonder veel administratieve poespas een beloning te geven voor hun inzet.

Kort samengevat behelst de regeling dat een vereniging (en de VvE is ook een vereniging) aan vrijwilligers die activiteiten voor de vereniging verrichten een vergoeding mag toekennen (in 2024 niet hoger dan € 210 per maand en € 2.100 per jaar) zonder dat een loonadministratie moet worden bijgehouden en aangifte loonheffing moet worden gedaan.

Én -belangrijk voor de vrijwilliger- die vergoeding is belastingvrij! Er wordt geen loonbelasting over ingehouden en de vergoeding hoeft ook niet voor de inkomstenbelasting te worden aangegeven.

Op de website van de belastingdienst wordt de regeling goed uitgelegd (Google op: “vrijwilligersvergoeding belastingdienst 2024” en controleer of u op de officiële website van de belastingdienst terecht komt).

De regeling is voor interpretatie vatbaar, niet alles is even duidelijk maar helder is wel dat de grenzen van € 210 per maand en € 2.100 per jaar heel strikt zijn. Dus als uw VvE aan een vrijwilliger het maximumbedrag van € 210 per maand betaalt mag in twee maanden van het jaar niets betaald worden. En als een vrijwilliger € 2.100 per jaar ontvangt maar voor Kerstmis ook nog een kerstpakket(je), hoe klein ook dan, wordt het bedrag van € 2.100 overschreden en is de regeling niet meer van toepassing.

Op de website staan nog wat voorbeelden en de hand van die voorbeelden is het voor elke VvE goed mogelijk om te bepalen wat mogelijk is en wat niet én dus om (sommige?) vrijwilligers binnen de VvE extra te waarderen door een financiële vergoeding voor hun inspanningen.

Leden vinden die de jaarlijkse “kascontrole” willen doen? Schaf de Kascommissiegids voor de VvE aan om aspirant-commissieleden een beeld te geven van wat de controle inhoudt én om te stimuleren dat deze belangrijke jaarlijkse controle goed wordt gedaan!

De nieuwe editie van de Kascommissiegids voor de VvE (3e geactualiseerde druk, 2023) is te bestellen via www.appartementeneigenaar.nl/kascommissiegids

Drs. Maarten den Ouden is bedrijfseconoom en controlespecialist en schreef de Kascommissiegids voor de VvE. Hij is ook auteur van de Gids Financiën van de VvE en de Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen, te bestellen via www.kascommissiegids.nl.