Kan er weer een ALV worden gepland?

Zo ja: aan welke eisen moet worden voldaan? En is het eigenlijk verplicht om een fysieke vergadering te beleggen? Zomaar enkele vragen waar bestuursleden van VvE’s en beheerders tegenaan kunnen lopen. Hieronder worden de huidige regels opgesomd.

Door Mr. C.T. (Cornelis) Klepper, www.bvd-advocaten.nl

Sinds 26 juni jl. zijn alle bijeenkomsten weer toegestaan, mits daarbij de afstand van 1,5 meter in acht wordt genomen. De extra maatregelen die sinds 10 juli jl. gelden zijn alleen van toepassing op horeca en evenementen. Als een vereniging een vergadering wil beleggen, dan is dat mogelijk mits er afstand gehouden wordt. Of dit fysiek mogelijk is, is afhankelijk van het aantal leden en de grootte van de plaats waar de vergadering gehouden wordt.

Het bestuur van de vereniging kan bepalen dat de vergaderingen niet fysiek worden gehouden. Als het bestuur dat besluit, dan is het verplicht dat er een elektronisch alternatief is waardoor een vergadering kan plaatsvinden (artikel 24 jo. 6 lid 1 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid).

De termijn voor het uitbrengen van het bestuursverslag kan met vier maanden worden verlengd (artikel 24 jo. 7 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid. Indien het reglement een termijn bepaalt waarbinnen een vergadering gehouden moet worden, dan kan het bestuur die termijn verlengen met zes maanden (artikel 24 lid 2 Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid).

Als de maatregelen van de overheid het toelaten, dan kan het bestuur bepalen dat een fysieke vergadering wordt gehouden. De tijdelijke, incidentele regelgeving die in het kader van de coronamaatregelen van toepassing is op de VVE is dus in beginsel facultatief en geeft het bestuur een aantal rechten en verplichtingen. De voorwaarden die de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid stelt zijn alleen van toepassing als het bestuur besluit dat er niet fysiek wordt vergaderd.

Omdat de overheidsmaatregelen thans zijn versoepeld is het mogelijk dat er fysiek een vergadering wordt gehouden, mits men de 1,5 meter afstand in acht neemt. Het bestuur heeft echter nog steeds het recht elektronisch te vergaderen met inachtneming van de randvoorwaarden die artikel 24 jo. 5, 6 en 7 van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid stellen.

Kortom: u kunt fysiek vergaderen mits er 1,5 meter afstand in acht kan worden genomen op de vergaderlocatie. Kan dat niet, of wilt u sowieso liever nog elektronisch vergaderen, dan is dat ook mogelijk.

Houd verder de huidige maatregelen en beperkingen in de gaten. Meer informatie:
Coronacheck.nl
Rijksoverheid.nl - coronabewijs regelen praktische problemen en oplossingen
Rijksoverheid.nl - coronabewijs voor evenementen