Digitaal stemmen: wat mag wel en wat niet?

Gelukkig zijn er tegenwoordig een hoop digitale hulpmiddelen. Maar wat mag er wel en wat niet? Het is, door alle geldende beperkingen, uiteraard lastig een reguliere VvE-vergadering te organiseren. Gelukkig is het wel zo dat er sinds 1 juli een versoepeling is in het aantal mensen dat bij elkaar mag komen. Maar dan nog is het op dit moment niet eenvoudig, zeker voor grotere VvE’s, om een vergadering te organiseren. Dit betekent natuurlijk niet dat er geen belangrijke besluiten genomen moeten worden door uw vereniging. Of misschien liggen er wel al uitgewerkte plannen waarmee graag tot uitvoering wilt overgaan. Ondanks alle beperkingen zijn hier wel mogelijkheden voor. Zo heeft de overheid, om het de VvE’s makkelijker te maken, een tijdelijke spoedwet in het leven geroepen.

Waarom is deze wet nodig?

De noodwet maakt het mogelijk om digitaal te vergaderen en besluiten te nemen. Dit is nodig voor veel VvE's omdat de besluitvorming buiten de vergadering vaak moeizaam verloopt. Hierdoor wordt het bijvoorbeeld erg ingewikkeld de jaarrekening binnen de gestelde termijn vast te stellen.
Het voorstel voor deze noodwet houdt samengevat het volgende in.
Een ALV waarbij de leden geen toegang hebben tot een fysieke vergadering is geldig, op voorwaarde dat:
1. De algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel voor de leden te volgen is;
2. De leden elektronisch vragen kunnen stellen die uiterlijk tijdens de vergadering voor alle leden inzichtelijk, worden beantwoord;
• Het bestuur mag bepalen dat de termijn waarbinnen de jaarlijkse ALV moet worden gehouden
(6 maanden na einde boekjaar) met enkele maanden wordt verlengd;
• Doordat aan de noodwet terugwerkende kracht wordt verleend, zal de wet ook gelden voor ALV’s die tijdens de corona-crisis in aangepaste vorm al gehouden zijn;
• De noodwet is tijdelijk, en beoogt de periode waarin de corona-maatregelen van kracht zijn, te bestrijken.

De spoedwet vervalt op 1 september 2020. Omdat niet valt uit te sluiten dat de noodzaak voor de tijdelijke voorzieningen ook na deze datum nog blijft bestaan, is een mogelijkheid opgenomen om deze termijn telkens met twee maanden te verlengen. Voor enkele onderdelen geldt terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020.

Hoe werkt digitaal vergaderen?

Als u digitaal gaat vergaderen, is het belangrijk om bij het uitschrijven van de vergadering de oproepingstermijn, zoals bepaald in het splitsingsreglement, in acht te nemen. Daarnaast geeft u in de uitnodiging aan dat er bepaald is door het bestuur of de voorzitter van de vergadering dat VvE-leden geen fysieke toegang tot de vergadering hebben en dat deze digitaal door leden gevolgd kan worden. De deelnemers kunnen tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering elektronisch of schriftelijk vragen stellen over de onderwerpen die op de agenda staan.

Hoe is de vergadering te volgen?

Deelnemers moeten de vergadering kunnen volgen via beeldbellen, audiovisuele vergaderapplicatie (hier bestaan verschillende programma’s voor) of een (groeps-) telefoongesprek, maar ook via e-mail of een website. Tijdens de vergadering moet er de mogelijkheid zijn om vragen te stellen via de gebruikte communicatiemiddelen. Alleen als dat op het moment van de vergadering absoluut niet mogelijk is, mag hier van af geweken worden. Vragen die eigenaren gesteld hebben, moeten voor of tijdens de vergadering beantwoord worden. Tevens dienen de antwoorden bekend gemaakt te worden via de gebruikte communicatiemiddelen.

Hoe verloopt het stemmen?

De voorzitter of het bestuur van de vergadering kan zorgen dat deelnemer enkel kunnen stemmen via de communicatiemiddelen die gebruikt worden. Van groot belang hierbij is dat de stemgerechtigden via het communicatiemiddel dat gebruikt wordt ook geïdentificeerd kan worden. Concreet betekent dat dat er door het bestuur ‘gecontroleerd’ moet kunnen worden of de stemgerechtigde ook daadwerkelijk deelneemt aan de vergadering. Dat kan bijvoorbeeld met ook met een telefoonnummer of e-mailadres van de stemgerechtigde. Er kan besloten worden tijdens de digitale vergadering zelf te stemmen, het is echter ook mogelijk dat er bepaald wordt dat de stemmen voorafgaand aan de vergadering kunnen worden uitgebracht. Dat dient op zijn vroegst 30 dagen voorafgaand aan de vergadering te gebeuren.

Hoe werkt uitstellen?

In de spoedwet krijgt de VvE de mogelijkheid de ALV met maximaal zes maanden uit te stellen. En zijn er spoedeisende maatregelen die genomen moet worden? Dan kan dat geregeld worden zonder toestemming van de vergadering. Denk bij spoedeisende maatregelen bijvoorbeeld aan desinfectiemaatregelen van algemene ruimtes of een niet-begrote reparatie. De modelreglementen geven het bestuur deze mogelijkheden. Is er echter een bedrag mee gemoeid dat hoger is dan de ALV heeft bepaald, dan heeft het bestuur een machtiging van de voorzitter nodig.

Voor niet-spoedeisende besluiten is het meest logisch dat het bestuur bij een uitstel van de ALV voorgaat op basis van de laatst vastgestelde begroting. Dit tot het moment dat de ALV wel plaats kan vinden. Uitstellen van de ALV is dus een mogelijkheid , maar de VvE kan zich afvragen of dit wenselijk en noodzakelijk is in deze tijden van alle digitale mogelijkheden. Sowieso is het, ook in het geval van een uitstel, belangrijk om goed te (blijven) communiceren met alle VvE-leden.