Moet de kascommissie ook het beleid controleren?

Moet de kascommissie ook het beleid controleren?

Een veel voorkomend misverstand én helaas aanleiding tot veel onenigheid binnen VvE’s is de opvatting dat de kascommissie ook als taak heeft het controleren van “het beleid” of van “het financiële beleid”.

Drs. Maarten den Ouden, auteur van onder meer de Kascommissiegids voor de VvE en de gids Financiën van de VvE, legt uit hoe het zit.

Vier redenen

Er zijn vier redenen waarom het antwoord op de vraag “Moet de kascommissie ook het beleid controleren” een expliciet NEE is.

Ik zal eerst bespreken wat we onder “beleid” verstaan en vervolgens de vier redenen behandelen.

Wat is beleid

Er zijn veel definities van wat “beleid” is. Ik noem drie voorbeelden hiervan:

• - Beleid is “Het streven naar het bereiken van bepaalde doeleinden met bepaalde middelen en bepaalde tijdskeuzen.”
• - Beleid is “Plan van een bestuur waarin doelen en de manier waarop deze doelen bereikt kunnen worden zijn omschreven.
• - Beleid is “De wijze waarop een organisatie zich voorstelt te werken aan de realisatie van haar doelstellingen.”.

Beleid is een enigszins vaag begrip. Uit de definities blijkt wel dat beleid gericht is op de toekomst; het gaat om voornemens die in de toekomst gerealiseerd moeten worden. Concreet kunt u bijvoorbeeld denken aan beleid met betrekking tot:

• - bestuur en administratie: besteedt de VvE het bestuur en/of de administratie uit aan een beheerder of houdt men het in eigen hand?
• - veiligheid en privacy: gaat de VvE bewakingscamera’s installeren en zo ja waar en welke dan?
• - duurzaamheid en energie: o.a. wil de VvE zonnepanelen plaatsen? Komen er laadpalen voor elektrische auto’s in de parkeergarage?
• - vrijwilligers: schakelt de VvE voor alle tuinonderhoud en kleine technische klussen bedrijven in of werkt men met vrijwilligers? En krijgen die vrijwilligers dan een vergoeding?

De ledenvergadering bepaalt het beleid

Het VvE-bestuur zal weliswaar vaak beleid ontwikkelen en beleidsvoorstellen doen aan de ledenvergadering, maar het is de ledenvergadering die het beleid vaststelt. En vervolgens voert het bestuur dit beleid uit, binnen de regels en de begroting die de ledenvergadering bepaald heeft.

Als de ledenvergadering dus een kascommissie benoemt en die kascommissie zou het beleid controleren, zou de kascommissie dus controleren of de ledenvergadering een goed beleid heeft vastgesteld. Dat is niet eens de slager die zijn eigen vlees keurt, maar het hulpje van de slager die het vlees keurt…

Uitvoering van het beleid

Natuurlijk is het wel zaak om te monitoren of het bestuur het vastgestelde beleid op een goede manier en volgens de wensen van de ledenvergadering uitvoert. De wet[ Boek 2 art 48 lid 1] schrijft voor dat het bestuur op de ledenvergadering een bestuursverslag uitbrengt “over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid”. Door middel van dit bestuursverslag legt het bestuur verantwoording af. Het gaat hier dus om een verslag van niet-financiële aard!

Bij veel VvE’s ontbreekt (helaas) het wettelijk voorgeschreven bestuursverslag en zullen de leden de gang van zaken en het gevoerde beleid moeten (en vaak ook: kunnen) beoordelen aan de hand van eigen waarnemingen en de mondelinge toelichtingen van het bestuur.

Daar is geen onderzoek of controle door een kascommissie voor nodig.

Wettelijke taak van de kascommissie

De wettelijke taak van de kascommissie [Boek 2 art 48 lid 2] is het onderzoeken van “de balans en de exploitatierekening met een toelichting” (meestal genoemd “de jaarrekening”) en het uitbrengen van verslag over de bevindingen aan de ledenvergadering.

Niet meer en ook niet minder!

Dat “onderzoeken” noemen we meestal “controleren”. En natuurlijk kan een kascommissie tijdens de controle wél stuiten op zaken die met beleid te maken hebben!

Het komt voor dat VvE’s betalingen aan vrijwilligers betalen die uitgaan boven de maxima van de vrijwilligersregeling zonder dit aan de belastingdienst te melden – dat kan consequenties voor de jaarrekening hebben omdat de belastingdienst met naheffingen kan komen en ook boetes kan opleggen.

Zo zijn er ook VvE’s die als beleid hebben om geen meerjarenonderhoudsplan te hebben en ook de in dat geval verplichte minimale jaarlijkse donatie aan het reservefonds niet te doen – dan voldoet de exploitatierekening niet aan de wettelijke voorschriften en dat is (meestal) reden om de jaarrekening niet goed te keuren.

Bij de genoemde twee voorbeelden controleert de kascommissie niet het beleid, maar controleert zij de naleving van wettelijke voorschriften – omdat die ook financiële consequenties kunnen hebben.

Twee andere voorbeelden van een relatie tussen controle en beleid:

Als het beleid van de VvE is om de herbouwwaarde voor de verplichte opstalverzekering te laag op te geven om zo minder premie kwijt te zijn, zal een goede kascommissie dat signaleren. Niet omdat de jaarrekening niet goed is, maar omdat de financiële consequenties daarvan gigantisch kunnen zijn en omdat de andere VvE-leden (die geen kascommissielid zijn) dit veelal niet zelf kunnen constateren.

En als het beleid van de VvE is om voor onderhoudsklussen nooit offertes aan te vragen maar deze altijd onder te brengen bij het bedrijfje van de broer van de voorzitter, zal een kascommissie dat ook moeten signaleren en rapporteren. Ook omdat de commissie in zo’n geval nooit kan vaststellen dat niet meer betaald is dan noodzakelijk.

Kascommissie kijkt ‘achteruit’

Een kascommissie controleert altijd achteraf – het bestuur heeft een jaarrekening gemaakt over het voorafgaande jaar en de commissie controleert die jaarrekening. Het bestuur maakt ook jaarlijks een begroting, die is toekomstgericht. De begroting moet, net als de jaarrekening, worden goedgekeurd door de ledenvergadering. Je zou kunnen zeggen dat de begroting de financiële vertaling is van het voorgenomen beleid.

Die begroting kan elk individueel VvE-lid zelf beoordelen aan de hand van de cijfers van de afgelopen jaren en de toelichting van het bestuur. Controle door de kascommissie is daarom ook overbodig.

Samengevat

Het is de taak van de kascommissie om de jaarrekening te controleren. Controle van het bestuursverslag (dat samen met het jaarverslag de totale bestuursverantwoording vormt) hoort niet tot de wettelijke taak, evenmin als de controle van het beleid. In het kader van controle van de jaarrekening is het nodig om ook de naleving van een aantal wettelijke voorschriften e.d. te controleren.

Méér weten over goede controle door de kascommissie? De nieuwe editie van de Kascommissiegids voor de VvE (3e geactualiseerde druk, januari 2023) is te bestellen via www.appartementeneigenaar.nl/kascommissiegids

Drs. Maarten den Ouden is bedrijfseconoom en controlespecialist en schreef de Kascommissiegids voor de VvE. Hij is ook auteur van de Gids Financiën van de VvE en de Kascommissiegids voor verenigingen en stichtingen, te bestellen via www.kascommissiegids.nl.