Papier is geduldig

VvE’s geven veel geld uit. Betalingen geschieden meestal op basis van een factuur. En kascommissies steunen bij hun controle van de jaarrekening vaak op de aanwezige facturen. Maar wat is de waarde van zo’n factuur eigenlijk – is een factuur voldoende bewijs dat er geld betaald moet worden of geld betaald is?

Vroeger

Enkele decennia geleden lieten bedrijven hun facturen op speciaal papier door drukkerijen drukken en veelal ook nummeren. Facturen waren herkenbaar als een min of meer officieel document, onmiskenbaar afkomstig van het op de factuur vermelde bedrijf. De geleverde prestaties en de bedragen in guldens werden op dit document getypt of geschreven en intern binnen het bedrijf voor verzending gecontroleerd, hetgeen bleek uit één of meer officiële stempels die op het document werden gezet.

Tegenwoordig

Iedereen met een laptop of PC en een printer (en dat is dus bijna iedereen) kan met behulp van Word of een ander programma heel snel een prachtige factuur vervaardigen.

Slimme chatbots als ChatGPT zijn al in staat om gemanipuleerde foto’s te ontwerpen en zelf teksten te maken – het zal niet lang duren of je kunt ook via een dergelijk programma een factuur maken.

Zo lang die factuur wordt gebruikt om werkelijk geleverde goederen of diensten in rekening te brengen, is daar niets op tegen natuurlijk.

Maar dankzij deze moderne hulpmiddelen is het steeds eenvoudiger om ook nepfacturen de wereld in te slingeren, in combinatie met e-mail ook in zeer grote aantallen.

Foute facturen

Hoe kunnen foute facturen zoal in de VvE-administratie terecht komen? Er is een scala aan mogelijkheden, we zetten er vijf voor u op een rijtje:

1. De VvE ontvangt een factuur, zonder dat er een prestatie is geleverd. Dit fenomeen staat ook wel bekend als “spookfactuur”.
   Vaak gaat het om kleinere bedragen omdat de verzender ervan uit gaat dat bij kleinere bedragen minder goed wordt nagegaan of er daadwerkelijk goederen of diensten zijn geleverd. En voor de verzender vormen heel veel van deze kleine betalingen door mensen of organisaties die in deze oplichtingstruc trappen bij elkaar een fors bedrag.
   Hier is sprake van externe fraude – de verzender van de spookfactuur is geen lid van uw VvE of anderszins betrokken bij uw VvE, maar gewoon een ordinaire oplichter.
2. Iemand binnen de VvE declareert uitgaven onterecht. Dan is er sprake van interne fraude. Bijvoorbeeld iemand van de technische commissie binnen de VvE schaft via internet duur gereedschap aan, krijgt daarvoor ook een ‘echte’ factuur van de betreffende leverancier. Hij betaalt de factuur zelf en declareert die bij de penningmeester. Vervolgens maakt hij gebruik van de mogelijkheid om de bestelling binnen 14 dagen te retourneren, zonder dat aan de penningmeester te melden en het reeds ontvangen bedrag terug te betalen.
3. De grote meerderheid van de penningmeesters is natuurlijk eerlijk, maar helaas komt het toch met enige regelmaat voor dat een penningmeester van een vereniging, stichting of VvE zelf fraude pleegt. Bijvoorbeeld door het wijzigen van bedragen op een ontvangen ‘echte’ factuur – het bedrag van de factuur is € 100, met behulp van Word of ander programma verandert de € 100 in € 1.000 en de € 900 steekt de penningmeester in eigen zak.
4. Bij VvE-beheerders die de administratie voor meerdere VvE’s doen, kan het gebeuren dat een factuur bestemd voor VvE X per abuis wordt verwerkt in de administratie van VvE Z. Een administratieve vergissing dus, maar wel nadelig voor VvE Z.
5. Niet alleen penningmeesters, ook VvE-beheerders kunnen in de verleiding komen om valsheid in geschrifte te plegen. Een echte factuur van een echte leverancier bestemd voor VvE nr.1 wordt gekopieerd en ook in de administratie en betalingen van VvE’s nummers 2 t/m 50 verwerkt. Als één van de VvE’s dit ontdekt, kan de beheerder excuses maken en zeggen dat het een administratieve fout was Een andere mogelijkheid is dat de beheerder de adressering van een echte factuur van een echte leverancier van VvE nr. 1 wijzigt in het adres van VvE nr. 2 en andere VvE’s. Dat is iets meer werk, maar valt minder snel op.

Voorkom fouten en fraude door een goede organisatie

Hoe kan een VvE nu voorkomen dat er ‘foute facturen’ betaald worden? Door intern te werken met een goede procedure voor betalingen. Die procedure kan het best worden vastgelegd en worden bekrachtigd door de algemene ledenvergadering, zodat die niet eenvoudig gewijzigd of genegeerd kan worden. De ALV kan aan de kascommissie vragen om de naleving van deze procedure ook te controleren.

Belangrijke punten in deze procedure:

• er moet functiescheiding zijn tussen fiatteren en betalen. Dat wil zeggen dat nooit één persoon zonder fiat van een tweede persoon een factuur mag betalen. Dus de penningmeester mag pas betalen nadat de factuur voor akkoord is getekend door een ander bestuurslid.
• iemand (iemand anders dan de persoon die betaalt) moet vaststellen dat er opdracht is gegeven aan de leverancier die de factuur stuurt. Bij grote bedragen zal dat kunnen aan de hand van een getekende offerte.
• iemand (weer iemand anders dan de persoon die betaalt) moet vaststellen dat de prestatie inderdaad en naar tevredenheid geleverd is. Dus bijvoorbeeld bij geleverde goederen moet er een handtekening voor ontvangst aanwezig zijn.

Natuurlijk is het mogelijk en vaak is het efficiënt om bij grote(re) bedragen met een wat zwaardere procedure te werken en bij kleine(re) bedragen met een wat meer eenvoudige procedure.

Meer weten over mogelijkheden om fraude en fouten te voorkomen? In de gids Financiën van de VvE, gids voor appartementseigenaren en VvE-bestuurders is veel informatie te vinden. Te bestellen via www.kascommissiegids.nl.

Wat doet de kascommissie?

Belangrijk is dat de kascommissie beseft dat papier geduldig is. De aanwezigheid van een factuur is geen bewijs dat kosten terecht door de VvE betaald zijn.

Het is essentieel dat de kascommissie vaststelt dat de prestatie die op de factuur wordt gedeclareerd inderdaad geleverd is. Dat is makkelijk(er) vast te stellen als binnen de VvE een goede procedure wordt gehanteerd! Want dan blijkt uit de diverse handtekeningen op de factuur al snel dat de prestatie geleverd is.

Een ander belangrijk punt is dat de kascommissie vaststelt dat de VvE inderdaad aan de leverancier betaald heeft. Dat is niet altijd eenvoudig, onder andere omdat de betalende partij de naam die bij de overschrijving op de bankafschriften wordt vermeld naar eigen believen kan kiezen.

Per kostensoort zijn er verschillende aandachtspunten en controlemogelijkheden voor de kascommissie. De Kascommissiegids voor VvE’s bevat uitgebreide checklists voor de controle van de diverse kostensoorten.

Meer weten over controles door de kascommissie? In de Kascommissiegids voor VvE’s, te bestellen door …….. vindt u uitgebreide informatie!