Zo beschermt u het vermogen van uw VvE

Onlangs verscheen er weer een bericht in de media: in Nijmegen loopt er een strafzaak tegen een beheerder, waarbij deze beheerder beschuldigt wordt van het ontvreemden van geld van de verenigingen in zijn beheer. De schade zou in de tonnen lopen. Hoe kunt u dit met uw VvE voorkomen?

Het begint bij de bankrekening. Een VvE hoort een zakelijke bankrekening te hebben, op naam van de VvE zelf. Dat betekent dus dat de rekening niet op van het bestuur of de beheerder staat. Een belangrijke eerste stap!

Daarnaast bieden banken doorgaans de mogelijkheid voor een zogenaamd 'twee handtekeningen systeem' of 'vier ogen principe'. Hierbij is het niet mogelijk voor één persoon om zelfstandig geld over te schrijven, er moet dan altijd een tweede persoon inloggen. Eén persoon zet de betaling klaar en de tweede persoon moet de betaling accorderen, anders wordt het geld niet overgeschreven.

Voor veel VvE's geldt overigens al dat geldopname uit het reservefonds alleen kan plaatsvinden door 2 gezamenlijk handelende personen en met akkoord van de vergadering. Dit is een verplichting, bedoeld ter bescherming, uit het modelsplitsingsreglement. Er kunnen verschillende mensen bevoegd zijn geld op te nemen, afhankelijk van het modelreglement, maar het zijn er sowieso twee. Zo voorkomt men dat een eigenaar, beheerder of bestuurslid zomaar geld overschrijft.

Specifiek staat er dit in de diverse modelreglementen hierover vermeld:

Modelreglement 1973, artikel 31 lid Over de in het vorige lid bedoelde gelden kan slechts door de voorzitter en één van de eigenaars, die daartoe door de vergadering zal worden aangewezen, en na bekomen machtiging van de vergadering worden beschikt, tenzij de gelden worden gebruikt in overeenstemming met een tevoren vastgestelde begrotingspost.

Modelreglement 1992 en 1983, artikel 32 lid Over de in het vorige lid bedoelde gelden kan slechts door de voorzitter van de vergadering en één van de eigenaars, die daartoe door de vergadering zal worden aangewezen, en na bekomen machtiging daartoe van de vergadering, worden beschikt.

Modelreglement 2006, artikel 10 lid Over gelden van het reservefonds kan slechts door de voorzitter van de vergadering en één van de eigenaars, die daartoe door de vergadering zal worden aangewezen, en na machtiging daartoe van de vergadering, worden beschikt.

Modelreglement 2017, artikel 47 lid Over de gelden van het reservefonds kan slechts worden beschikt door het bestuur ter uitvoering van een daartoe strekkend besluit van de vergadering. Betalingen ten laste van het reservefonds ter uitvoering van een dergelijk besluit kunnen slechts plaatsvinden door twee gezamenlijk handelende personen, die daartoe door de vergadering zijn aangewezen.