Hoe wijzig je een splitsingsakte?

Er kunnen diverse redenen zijn waarom een VvE de splitsingsakte zou willen wijzigen. Zo kan het zijn dat men wat aan het gebouw wil wijzigen, maar dat de huidige splitsingsakte dit niet toelaat. Daarnaast is het natuurlijk mogelijk dat de splitsingsakte al zo verouderd is, dat de regelgeving erin niet meer aansluit bij de werkelijkheid. Maar hoe pak je als VvE een wijziging van de splitsingsakte aan?

Zorgvuldig proces

Omdat de akte elk VvE-lid aangaat, is het een proces dat zorgvuldig moet gebeuren. Zo moet u de goedkeuring krijgen van alle leden; de splitsingsakte kan namelijk alleen gewijzigd worden wanneer alle eigenaren daarmee instemmen. Het is echter niet mogelijk om als individuele eigenaar een wijziging van de splitsingsakte tegen te houden. Er is namelijk in de wet vastgelegd dat het besluit tot wijziging door het bestuur in de vergadering genomen kan worden. In dat geval moet een meerderheid van tenminste 4/5 (of een groter deel als dit in de akte zo bepaald is) van het aantal stemmen voor een wijziging te kiezen. Het 4/5 deel staat gelijk aan 80% van het totaal aantal stemmen (dus niet het aantal stemmen dat tijdens de vergadering vertegenwoordigd is!). Is het bestuursbesluit met meer dan 80% van de stemmen genomen dan kunnen de eigenaren die tegen de wijziging zijn het besluit bij de rechter vorderen. Wanneer de eiser schade leidt, kan een vordering tot vernietiging van het besluit aangenomen worden. Is dat niet geval (of is er sprake van een schadeloosstelling) dan zal de rechter een dergelijke vordering doorgaans afwijzen. In de wet wordt enkel en alleen bepaald wat er nodig is om de splitsingsakte te wijzigen (steun van alle eigenaren of van een meerderheid van tenminste 80%). Verder wordt er een termijn van minimaal 15 dagen vastgesteld tussen het oproepen tot een vergadering en de vergadering zelf. Praktisch gezien geeft de wet echter geen handvaten. Er is dan ook een goede voorbereiding nodig om een nieuwe splitsingsakte te realiseren. Waar moet u concreet aan denken?

De beginstappen van het bestuur

Doorgaans zal het initiatief voor het wijzigen van de splitsingsakte liggen bij het bestuur. Aan te raden is dat het bestuur de voorgenomen wijziging eerst in vooroverleg inhoudelijk doorspreekt. Hierbij kan tevens bekeken worden welke stappen er doorlopen moeten worden en wat de kosten zijn. Vervolgens moeten de eigenaren geïnformeerd worden, hun steun is per slot van rekening nodig. Het kan bijvoorbeeld handig zijn een informatiebijeenkomst te organiseren. Blijkt er uit het informeren van de overige eigenaren dat er draagvlak is, dan kan het bestuur een voorbereidingsbesluit nemen. Een dergelijk besluit bestaat uit een aantal zaken. Zo bepaalt de vergadering om welke wijzigingen het gaat, wat het budget is en wat de planning. Vervolgens gaat het bestuur over tot het opstellen van een conceptakte die voorgelegd kan worden aan de vergadering.

Vergadering of niet

Is het altijd nodig dat er een vergadering wordt uitgeschreven? Dat hangt af van de voorgenomen wijziging. Een wijziging die ook de statuten van de VvE betreft, moet altijd in een vergadering aangenomen worden. Blijven de statuten ongewijzigd en steunen alle eigenaren de wijziging? Dan is een schriftelijke volmacht voldoende. Is het draagvlak niet duidelijk of steunen niet alle eigenaren de wijziging, dan wordt er een vergadering uitgeroepen. In het geval van een vergadering moet minimaal 5 dagen van te voren de conceptakte verzonden worden.
Eigenaren die niet bij de vergadering aanwezig kunnen zijn, kunnen een ander lid machtigen. Wanneer het wijzigingsbesluit is aangenomen dan betekent dat nog niet dat het besluit onherroepelijk is. Eigenaren die tegen zijn, hebben 3 maanden de tijd om naar de rechter te stappen. In dat geval dagvaarden zij de VvE.
Wanneer het wijzigingsbesluit verworpen wordt, hoeft dit ook nog niet definitief te zijn. Wanneer eigenaren minimaal 50% van het aantal stemmen vertegenwoordigen, kunnen ze een machtiging aanvragen over de tegenstemmen of niet-uitgebrachte stemmen. Op deze manier kunnen ze alsnog een meerderheid afdwingen via de rechter. Dit dient echter wel op initiatief van de eigenaren te gebeuren en op die van de VvE.

Naar de notaris

Als het wijzigingsbesluit is aangenomen, dan wordt de nieuwe splitsingsakte aangeboden aan de notaris. Deze akte kan passeren met een volmacht van alle eigenaren. De notaris stelt vervolgens vast of de nieuwe splitsingsakte op de juiste wijze tot stand is gekomen en dus rechtsgeldig is. Zodra de termijn tot vordering verstreken is, wordt de nieuwe akte in werking gesteld.

Er komt dus een heleboel kijken bij het wijzigen van een splitsingsakte. Het is een tijdrovend en kostbaar proces, belangrijk dus om dit van te voren mee te laten wegen in het besluit om al dan niet de splitsing te wijzigen.